Svefaktura

Obs! Funktionen är en tilläggsprodukt. Kontakta EDP för mer information.

Leverantörer till offentlig sektor blir skyldiga att fakturera elektroniskt vid inköp som sker från 1 april 2019. Det elektroniska format som då ska användas är PEPPOL BIS Billing 3.0.

Organisationen SFTI (Single Face To Industry) har fastställt att avföra filformatet Svefaktura 1.0 som rekommendation per 1 april 2021.

EDP Future har stöd för både Svefaktura 1.0 och PEPPOL BIS Billing 3.0. EDP rekommenderar en övergång till PEPPOL BIS Billing 3.0 men ni måste kontrollera med er nuvarande distributör om eller när de kan distribuera i filformatet för PEPPOL BIS Billing 3.0.

Svefaktura 1.0 har i grunden inget stöd för parts- och artikelkoder av typen GLN eller GTIN för att avsikten är att fakturahandläggningen ska ske manuellt.

Inget av de elektroniska filformaten kan hantera de rubrikrader och delsummor som EDP Future har i sin fakturalayout.

PEPPOL BIS Billing 3.0 är hårdare i sina kontroller över vilken information som måste finnas med i fakturafilen jämfört med Svefaktura 1.0. Här är några exempel:

Obs! Att skriva ut den annullerade fakturan från EDP Future d.v.s. samma faktura fast med annat fiktivt fakturanummer uppfyller inte kraven enligt Mervärdesskattelagen.

Har ni behov att skriva ut en kreditfaktura som syftar till att korrigera den ursprungliga felaktiga fakturan behöver ni tilläggsprodukten Skapa en omvänd faktura med ett annat fakturanummer (kreditfaktura). Kontakta EDP för mer information.

  • Stöd för GLN-nummer
  • Förbättrad hantering av köparens referens
  • Stöd för referens på tjänst
  • Stöd för vår referens
  • Stöd för konteringsreferens
  • Omhändertar och automatiskt justerar till fakturarader med taxefaktor TEXT så de går att skriva ut

För varje kund som önskar elektronisk faktura oavsett om det är i formatet Svefaktura 1.0 eller PEPPOL BIS Billing 3.0 behövs distributionssätt ändras till SVEF (Svefaktura) i kund- eller specialadressbilden.

När distributionssättet SVEF väljs blir fälten för GLN-nummer och kontoreferens aktiva.

GLN-nummer används för att identifiera ett företag samt för att styra fakturor till en viss adress.

Kontoreferens fylls i om mottagaren har önskemål om en bokföringsreferens. Fälten för GLN-nummer och kontoreferens avser enbart filformatet för PEPPOL BIS Billing 3.0 dvs finns det värden angivna i dessa fält och fakturan skrivs ut i filformatet Svefaktura 1.0 kommer dessa inte med i svefakturafilen.

Anläggningar

En elektronisk faktura kan bara hantera ett faktureringsobjekt så samfakturering av anläggningar är inte lämpligt eftersom det bara är den första anläggningens uppgifter som presenteras på fakturan.

Om anläggningen har både tjänster med VA och Avfall rekommenderas att lägga in en specialadress på antingen VA-tjänsterna eller tjänsterna för Avfall för att de ska faktureras separat.

Ett annat alternativ är att skapa en ny anläggning och flytta VA- eller Avfallstjänsterna till den nya anläggningen. EDP rekommenderar att använda specialadresser.

Tjänster

Från och med programversion 2.70 behöver man inte längre fakturera varje VA-tjänst för sig eftersom uppgifter om mätaren numera hamnar på artikelradens anteckningsfält.

För programversion 2.65 eller äldre måste man fortfarande ha separat faktura för varje VA-tjänst.

Varje VA-tjänst måste faktureras separat eftersom uppgifter om mätaren hamnar i fakturahuvudets meddelandefält och där finns bara plats för en mätare. Generellt kryssas Separat faktura i på kundens samtliga tjänster när SVEF (Svefaktura) väljs som distributionssätt.

På styrparametern SeparatFakturaFörTjänster via menyn System. Välj Inställningar > EDPParameters > Parameters och underkatalogen Svefaktura kan man ange för vilka produkter vars tjänster ska faktureras separat. Ange VA för VA-tjänster. Om flera nyttigheter/produkter ska anges använd semikolon för att separera dem åt t.ex. VA;RENH.

På styrparametern SkrivTaxekodTillSvefaktura via menyn System. Välj Inställningar > EDPParameters > Parameters och underkatalogen Svefaktura kan man ange värde JA om taxekoden ska skrivas ut i fältet för artikelkod i den elektroniska fakturan.

Om styrparametern RedovisaFSkatteBevis har värde Nej kommer texten ”Godkänd för F-skatt” att inte skrivas ut.

För att inte skicka ut nollfakturor så kan man utskriftsmarkera dessa direkt när det skapas genom att sätta värde till JA på styrparametern UtskriftsmarkeraSveNollfakturaDirekt.

Styrparametern RDR2kod används bara i Svefaktura 1.0 och det värde som anges i styrparametern skrivs ut i en extra tagg <RequisitinistDocumentReference> för alla svefakturor.

Vill man särskilja interna- och externa svefakturor kan man sätta värdet till JA på styrparametern LäggInternaSvefakturorIEgenMapp.

Styrparametrarna hittar ni via menyn menyn System. Välj Inställningar > EDPParameters > Parameters och underkatalogen Svefaktura.

Köparens elektroniska adress

Hämtas till xml-taggen <cbc:EndpointID> i följande fallande ordning:

  1. GLN-nummer från kund- eller specialadressbilden

  2. Person-/organisationsnummer från kund- eller specialadressbilden

Identifiering av köparen

Hämtas till xml-taggen <cac:PartyIdentification><cbc:ID> i följande fallande ordning:

  1. GLN-nummer från kund- eller specialadressbilden

  2. Person-/organisationsnummer från kund- eller specialadressbilden

Kontoreferens

Kontoreferensen från kund- eller specialadressbilden hämtas till xml-taggen <cbc:AccountingCost>

Köparens referens

Köparens fakturareferens till xml-taggen <cbc:BuyerReference> hämtas in i samband med att den elektroniska fakturan exporteras/skrivs ut från EDP Future i följande fallande ordning tills systemet får en träff.

  1. Fältet kundreferens i fakturaregistret
    (Gäller främst för EDP Future Allmändebitering. Er referens via inläsning av externa faktura-/debiteringsfiler från försystem, er referens via fakturaunderlag från e-tjänsten Fakturainfarten eller er referens via Fri faktura)

  2. Fältet anläggningsreferens i anläggningsbilden

  3. Fältet för kundreferens i kund- eller specialadressbilden

  4. Fakturamottagarens Namn1 i fakturaregistret

Småregister ÖV-Enhet

Gå igenom småregistret ÖV-Enhet och komplettera med engelsk beteckning enligt standard UN/ECE 20 och 21 för de enheter som saknar engelsk beteckning, se länk till PEPPOL.EU nedan. Saknas engelsk beteckning skrivs standardvärdet EA ut dvs stycken.

Specifikationer för PEPPOL BIS Billing 3
https://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/

Gå till menyn Faktura>Filskrivningsinställningar och sök upp filtyper för den vanliga/ordinarie fakturafil. Markera kryssrutan SVE-fakturor och spara. Anledningen till att SVE-fakturor ska markeras är att om svefakturan inte går igenom validering eller på annat sätt inte kan distribueras till mottagaren kommer IDATA att skicka en pappersfaktura istället.

I menyn Faktura>Filskrivningsinställningar måste en ny filtyp läggas upp. Klicka på knappen Ny och fyll i enligt exempel nedan. OBS! Fältet Filnamn anges sökvägen utifrån era förutsättningar där fakturafilen ska skapas på er applikationsserver där EDP Future är installerad.

Svefaktura 1.0

För Svefaktura 1.0 använd filtyp SVEFakturafil.

PEPPOL BIS Billing 3.0

För PEPPOL BIS Billing 3.0 använd filtyp PEPPOLBB3.

Filerna skapas i två steg. Först skapar man den vanliga fakturafilen (*.xml) och sedan Svefakturafilen (*.zip). När filerna skapats packar man ihop de båda fakturafilerna till en zipfil som skickas till IDATA. Se nedan:

  1. Skapa den vanliga fakturafilen. Vänta med att packa ihop den (zip).

  2. Skapa Svefakturafilen genom att välja filtypen IdataSVE om det avser Svefaktura 1.0 eller välj filtypen IdataPEPPOL om det avser PEPPOL BIS Billing 3.0.

    Ange det fakturanummerintervall som står på fakturakvittensen. Kontrollera att kryssrutorna SVE-fakturor och Redan utskrivna är markerade. Klicka på knappen Skapa fil.

    Det skapas nu en zipfil som innehåller alla ingående Svefakturafiler.

  3. Nu ska både den vanliga fakturafilen och zip-filen med alla svefakturor packas ihop i en enda stor zip-fil. Det sker genom att markera de båda filerna och högerklicka och välj Skicka till komprimerad mapp.

    Det skapas nu en zipfil som ska skickas till IDATA.

  4. Skicka zipfilen till IDATA

I menyn Faktura>Filskrivningsinställningar måste en ny filtyp läggas upp. Klicka på knappen Ny och fyll i enligt exempel nedan. I fältet Filnamn anges sökvägen där fakturafilen ska skapas.

Svefaktura 1.0

PEPPOL BIS Billing 3.0

För PEPPOL BIS Billing 3.0 använd filtyp PEPPOLBB3.

  1. Skapa er vanliga fakturafil på samma sätt som ni brukar göra.
  2. Skapa Svefakturafilen genom att välja filtypen IdataSVE om det avser Svefaktura 1.0 eller välj filtypen IdataPEPPOL om det avser PEPPOL BIS Billing 3.0.

    Det skapas nu en zipfil som innehåller alla ingående Svefakturafiler.

  3. Nu ska både fakturafilen och den zipfil som innehåller alla svefakturafiler skickas till era respektive utskriftsleverantörer enligt deras instruktioner.