Kontokontroll mot kontoplan

1. Beställ tilläggsprodukten från EDP. Vi levererar en ny licensfil som gör att funktionaliteten öppnas i ert EDP Future

2. Kontrollera med systemansvarig/leverantör för ekonomisystemet hur kontoplanen kan tas ut som fil.

   Kravet på filen från EDP Futures sida är följande:

   Filen skall vara någon form av textfil, med fasta positioner eller separerad mellan fälten med TAB eller semikolon. Varje rad i filen skall vara ett värde för en kontodel.

   De fält som måste finnas med är:

   • Kontodelens position i kontosträngen, d.v.s. 1,2,3 o.s.v

   • Kontodelens värde

     Om det finns en text i filen som förklarar vad värdet står för läses detta in i EDP Future men text är inte obligatoriskt. Om det finns andra uppgifter i filen gör det inget men EDP Future använder dem inte.

     Exempel på, en liten del av, en fastpositionerad fil från Raindance

     

     I den blå rutan finns kontodelens position i kontosträngen.

     I den röda finns själva siffervärdet för kontodelen.

     I den gröna finns en förklarande text.

     Övriga uppgifter i filen används inte.

     Exempel på en semikolonseparerad fil där kontodelens värde står före och positionen efter semikolon

     

     När filens utseende är klar, skicka en testfil till EDP.

3. EDP skapar en XML-fil som beskriver kontoplanfilen och som används vid inläsningen av kontoplanen. Filen som vi skickar till er ska läggas in på Futurservern i katalog \\...\EDPFuture\Program\EDPFuture\Server\Kontoplansbeskrivningar\.

   Om katalogen inte existerar så måste den skapas. Om du som användare inte kommer åt denna katalog, be IT att lägga in filen på rätt ställe.
   Gå till menyn System. Välj Inställningar>EDPParameters>Parameters och undermappen Konto. Ändra följande två styrparametrar:

   

   • Sätt KontokontrollMotKontoplan = Ja
   • Ange under KontoplanDefinitionsfil namnet på den filen som beskrivs ovan.

4. Gå till menyn Bokföring. Välj Konto och klicka på fliken Kontostruktur. Bläddra fram den aktuella kontostrukturen och ange hur kontrollen skall ske.

   För varje kontodel anges i kolumnen ”Kontr.Kplan” på vilket sätt hur kontrollen ska ske. Det finns fyra val:

   • Blankt = Ingen kontroll sker för denna kontodel Kan användas för t.ex. kontodel projekt där det ständigt uppstår nya projektnr och där man inte alltid kan ha en uppdaterad kontoplan för kontodelen Projekt i EDP Future
   • V = Varnande: En varning ges om man matar in ett värde som inte finns i kontoplanen men som man kan ändå välja att godkänna.
   • U = Varnande med upplägg: En varning ges omman anger ett värde som inte finns i kontoplanen. Om man väljer att godkänna värdet läggs det upp i kontoplanen i EDP Future. Även detta val kan t.ex. användas för en kontodel som projekt.
   • T = Tvingande: Anger man ett värde som inte finns i kontodelen kan man inte spara. Värdet måste finnas i Kontoplanen.
     
     

5. Läs in kontoplanen från ekonomisystemet. Be systemansvarig för ekonomisystemet ta fram en aktuell fil från ekonomisystemet med kontoplanen enligt den överenskomna layouten.

   Spara filen på lämpligt ställe. Gå till menyn Bokföring. Välj Konto och klicka på fliken inläsning av Kontoplan.

   Här kan man välja om filen skall ersätta den befintliga kontoplanen i EDP Future, första gången finns det givetvis ingen i EDP Future

   Om man i fortsättningen tar fram en komplett fil med hela kontoplanen skall man alltid välja ”Ny kontoplan, ersätt befintlig”.  Om man i stället väljer att då och då bara ta ut en fil med t.ex. nya projektnummer skall man välja ”Tillägg till kontoplan”. Då läggs endast nya poster som inte redan finns.

   Avmarkera i listan över kontodelar om någon kontodel inte skall uppdateras vid filinläsningen.

   Välj filen från ekonomisystemet i fältet filnamn.

   Tryck på knappen ”Läs in filen”

   

   Obs! Inläsningen av aktuell kontoplan är något man göra med jämna mellanrum, t.ex. engång i månaden. I synnerhet om man angett Tvingande kontroll är det viktigt att man alltid har en aktuell kontoplan i EDP Future.

I de bilder som angavs i inledningen kommer nu kontroll ske mot den inlästa kontoplanen när man registrerar ett nytt konto eller ändrar ett befintligt och trycker på spara.

Det kan se ut så här:

Eftersom man angett att kontodel konto ska vara tvingande kan man inte heller i detta läge markera ”godkänn” eller ”godkänn och lägg upp”. Har man tvingande kontroll så måste kontot finnas.

Här har vi varnande kontroll och vi kan godkänna kontot fast det inte finns i kontoplanen.