Anvisningar för inkasso- och korrigeringsfil
Obs! Detta är tilläggsprodukter. Kontakta EDP för mera information.
Bakgrund
En del kommuner väljer att lägga ut kravhanteringen till externa inkassobolag och EDP Future har integrationer mot Visma, Intrum, Svea, Marginalen m.m.
När det gäller filintegrationer mot inkassobolag så finns det tre olika tilläggsprodukter i EDP Future.
- Inkasso/ärendefil
Skriver ut fakturor som är aktuella för inkassokrav till en inkassofil - Saldokorrigeringsfil
Om man vill skicka över registrerade betalningar i en saldokorrigeringsfil som inkommit till er istället för inkassobolaget- Ta med annullerade fakturor i ärende/inkassofilen
Den återredovisningsfil som EDP Future kan ta emot från inkassobolaget är en betalfil i bankernas filformat för OCR-betalningar. Några andra statusfiler mellan inkassobolaget och EDP Future finns inte.
- Ta med annullerade fakturor i ärende/inkassofilen
Förberedelser
Om inkassobolaget ska hantera påminnelser
Det går inte att från påminnelseskedet i EDP Future skapa en inkassofil till inkassobolaget för vidare hantering av påminnelsen. Det man kan göra är att ta bort påminnelsekravet i EDP Future så att fakturan istället får kravstatus INKA men med den tolkningen att man överlåtit vidare hantering av fordran till inkassobolaget och inte som att det skickats ut ett inkassokrav till slutkunden.
För att ta bort kravprodukten för påminnelse behöver nedanstående styrparametrar ändras via menyn System. Välj undermeny Inställningar>EDPParameters>Parameters
Underkatalog KravPåminnelse
PåminnelseEfterKravtyp
Värdet på styrparametern tas bort.
Underkatalog KravInkasso
InkassoEfterKravtyp
Värdet på styrparametern ändras till FAKT.
Inställning av styrparametrar av EDP
Vid nyinstallation av inkasso- och saldokorrigeringsfiler ställer EDP in nedanstående styrparametrar som hittas via menyn System. Välj undermeny Inställningar>EDPParameters>Parameters
Underkatalog KravInkasso
InkassoKravOchRantaUppdateras
Det är inkassobolaget som hanterar inkassoavgiften och inkassoräntan och för att ändra standardvärdet i kryssrutan Utan avgift och ränta i kravbilden ändras värdet på styrparametern till Nej.
InkassoFöretagSystem
På styrparametern anges den kravfilstyp som är skapad för det inkassobolag som ska användas.
Underkatalog Betalning
EndastAvvikandeBetalningarPåKvittenslistan
Styrparametern anger om standardvärdet för kryssrutan Skriv endast ut avvikande betalningar på kvittenslistan i betalningsbildens flik PG/BG/AG-fil ska vara ikryssad eller inte. Standardvärdet sätts till Ja d.v.s. att endast betalningar som inte uppdateras per automatik skrivs ut på kvittenslistan.
VisaKravstatusIAvvikelslista
När man normalt sätt endast visar avvikande betalningar på kvittenslistan vill man ändå få information om betalningar som registreras på fakturor med en viss kravstatus. Om slutkunden betalar en faktura till er när fordran är överlämnad till ett inkassobolag så måste inkassobolaget underrättas om att skulden är reglerad.
På styrparametern anges vilka kravstatusar som betalningar ska skrivas ut på avvikelselistan. Anges flera kravstatusar ska dessa separeras med ett semikolontecken. Som standardvärden anges kravstatus AVHO;INKA
SkapaInteFörseningsavgifterFörFakturaMedKravstatus och SkapaInteRestskulderFörFakturaMedKravstatus
För att undvika att restskulder och eventuella förseningsavgifter skapas i samband när betalningar registreras sätts värdet på styrparametrarna till INKA eftersom inkassobolaget fortsätter att driva in skulden tills fordran är reglerad.
Inställning av styrparametrar av kund
Vid nyinstallation av inkasso- och saldokorrigeringsfiler behöver ni som kund till inkassobolaget se över och eventuellt fylla i nedanstående styrparametrar som hittas via menyn System. Välj undermeny Inställningar>EDPParameters>Parameters
Underkatalog Betalning
InkassoFöretagsBG/PG-konto
I de fall inkassobolaget återredovisar betalningar via era vanliga betalflöden t.ex. BG-MAX eller TOTAL-IN måste inkassobolagets avsändarkonto anges på styrparametern. Värdet anges utan bindestreck i bank- eller plusgirokontot.
Vid inläsning av betalfilen registreras betalningarna från inkassobolaget med reskontratyp IFBE istället för BGOC eller PGOC som för vanliga betalningar. Detta för att kunna särskilja betalningar som kommer från inkassobolaget i de fall där slutkunden betalar direkt till er istället för inkassobolaget.
Skapa inkassofil med ärenden
Inkassofiler skapas via menyn Betalning. Välj undermenyn Krav och fliken Skriv krav.
Processen före utskrift av inkassokraven skiljer sig inte mot tidigare oavsett om det avser lokal utskrift, utskrift hos en utskriftsleverantör eller via en inkasso/ärendefil till ett inkassobolag
Välj kravtyp INKA och kontrollera så att kryssrutan Utan avgift och ränta är ikryssad eftersom det är inkassobolaget som ska hantera dessa avgifter.
Ytterligare selekteringar kan ske för att skriva ut samtliga inkassokrav eller baserat på ett fakturanummerintervall, enstaka faktura, enstaka kund eller via ett urval av fakturor från en lista.
Välj utskriftssätt Fil och som standardvärde välj den filtyp som avser ert inkassobolag t.ex. VISMA samt sökväg inklusive filnamn där filen ska skapas.
Sökväg och filnamn kan ändras via menyn Betalning. Välj undermeny Kravfilsinställningar och bläddra fram tills rätt kravfilstyp visas.
Ta emot betalningar från inkassobolaget
Inkassobolaget kan återredovisa betalningar via en betalfil i filformatet för Bankgirots BGMAX eller Nordeas TotalIN som läses in via menyn Betalning. Välj undermeny Betalning och fliken PG/BG/AG-fil.
Välj betalningsfiltyp för inkassobolaget t.ex. VISMA. Vid inläsning av betalningarna registreras dessa med reskontratyp IFBE i reskontran.
Det finns fortfarande möjlighet att läsa in en betalfil från inkassobolaget i Bankgirots äldre filformat för OCR-betalningar.
Om inkassobolaget återredovisar betalningarna via era ordinarie betalflöden för BGMAX eller TotalIN måste inkassobolagets avsändarkonto anges på styrparametern InkassoFöretagBG/PG-konto, se avsnittet Inställningar av styrparameter av kund.
Om avsändarkonto saknas på styrparametern kommer betalningarna vid inläsningen inte att registreras med reskontratyp IFBE utan får då antingen BGOC eller PGOC.
Inkassoränta och inkassoavgift
Normalt är det bara kapitalbeloppet som anges i inkasso/ärendefilen eftersom inkassoavgifterna hanteras av inkassobolaget. Beroende på vilket avtal man har med inkassobolaget och hur deras avräkning ser ut kan dessa avgifter återredovisas till er.
Om betalfilen endast innehåller kapitalbeloppet kan de matchas mot kapitalbeloppet i reskontran och uppdateras automatiskt vid inläsningen.
Tilläggsavgifter som redovisas separat på likvidkontot måste registreras in manuellt i EDP Future såvida man inte valt att hantera dessa utanför EDP Future d.v.s. via bokföringsorder direkt i ekonomisystemet.
Tilläggsavgifterna får ”tvingas” in genom att manuellt fördela beloppet i fälten för inkassoavgift och inkassoränta i den manuella betalningsbilden. Tänk på att använda reskontratyp IFBE för att betalningarna inte ska återredovisas i saldokorrigeringsfilen till inkassobolaget d.v.s. en rundgång.
När betalningen sparas registreras reskontraposter för inkassoavgiften och inkassoräntan i reskontran.
Provisionsavräkningar
Det kan vara så att vissa inkassobolag återredovisar utbetalningar till er utifrån provisionsavräkningar där de behåller hela eller delar av utlägg, inkassoavgifter, arvode, kapital eller ränta.
För att få dessa redovisningar korrekt både i EDP Future såväl i ekonomisystemet behövs det registreras en bokföringsorder i ekonomisystemet samt en manuell betalning i EDP Future, se exempel nedan.
Exempel på provisionsredovisning från inkassobolag
En Gäldenär har betalat in kapitalbelopp, ränta, inkassoavgift, arvode och utlägg om 1870 kr till inkassobolaget.
Inkassobolaget har tagit 10 % på kapitalbeloppet och räntan samt behåller avgifter för inkassoavgift, arvode och utlägg. På de momsgrundande beloppen beräknas 25 % moms.
Bokföringsorder i ekonomisystemet
När inbetalningen kommer från inkassobolaget skulle jag bokfört det så här i ekonomisystemet med en bokföringsorder.
| Debet | Likvidkonto (1960) | +788,75 |
| Kredit | Avr.konto betalningar Future (1590) | -1870,00 |
| Debet | Ingående moms (2641) | +156,25 |
| Debet | Inkasso och KFM-avg (6062) | +925,00 |
Manuel betalning i EDP Future
I EDP Future kan man registrera in hela det inbetalda beloppet från kunden
Bokföringsorder i EDP Future
I EDP Future kommer den manuella betalningen att bokföras enligt nedan
| Kredit | Kundfordringar (1510) | -1870,00 |
| Debet | Avr.konto betalningar Future (1590) | +1870,00 |
| Debet | Kundfordringar (1510) | +180,00 |
| Kredit | Intäkter inkassoavg ej moms (3590) | -180,00 |
| Debet | Kundfordringar (1510) | +50,00 |
| Kredit | Intäkter dröjsmålsränta (8320) | -50,00 |
| Debet | Kundfordringar (1510) | +640,00 |
| Kredit | KFM-avg ej moms (3593) | -640,00 |
OBS! Angivna konto/slag inom parentes är standardkonton från BAS-planen och måste anpassas till er kontoplan.
Restbelopp på äldre fakturor med kravstatus INKA
I de fall man går från att hanterat kraven själv till att överlåta dessa till ett inkassobolag får man vara uppmärksam på att viss manuell hantering måste ske av äldre fakturor med kravstatus INKA. Detta för att EDP Future inte kan göra någon skillnad på om inkassokravet hanteras lokalt eller av annan part.
I och med att systemet har ställts om att inte skapa restskulder och förseningsavgifter på fakturor med kravstatus INKA kommer de äldre fakturornas skuld ligga kvar oreglerad i reskontran. Med jämna mellanrum kan man i så fall ta bort inställningarna på styrparametrarna SkapaInteFörseningsavgifterFörFakturaMedKravstatus och SkapaInteRestskulderFörFakturaMedKravstatus, enligt Inställning av styrparametrar av EDP ovan.
Därefter i den manuella betalningsbilden registrera in en 0 kr betalning och kontrollera att inkassoavgiften och inkassoräntan överförs till nästa faktura.
Om det finns ett kvarvarande kapitalbelopp får det restavskrivas i avskrivningsbilden så att restskulden debiteras ut på kundens nästa faktura.
När allt är klart får styrparametrarna återställas med värdet INKA.
Skicka saldokorringeringfil till inkassobolaget
I de fall slutkunderna betalar in sin skuld direkt till kommunen kan en saldokorrigeringsfil skickas tillbaka till inkassobolaget via menyn Betalning. Välj undermenyn Betalning och fliken Skapa fil med betalningar. Välj betalningsfiltyp för inkassobolaget t.ex. VISMA
Urval kan ske på alla ej överförda betalposter, endast ej överförda betalposter för ett visst betalningsdatum eller redan överförda betalposter för ett visst angivet överföringsdatum.
Obs! Dubbelklicka inte när ni trycker på knappen Skapa fil. Då skapas två filer, fil 1 blir rätt men fil 2 blir tom och skriver över fil 1.
Innan man skapar den första skarpa saldokorrigeringsfilen till inkassobolaget är rekommendationen att skapa en skarp saldokorringeringsfil med endast ej överförda poster med betaldatum mindre eller lika med dagen innan ni kör igång och sedan slänga filen. Detta för att undvika att av misstag få med sig gamla betalningar på äldre fakturor med kravstatus INKA i saldokorrigeringsfilen.
Det går förvisso att använda alternativet Endast ej överförda med betaldatum för att specificera ett betaldatum så snart det på avvikelselistan visas information om att betalning skett på en faktura med kravstatus INKA. Men ibland inträffar den mänskliga faktorn så det är bra att ha skapat en ”skräpfil” med alla gamla poster som därefter slängs.
I saldokorrigeringsfilen skrivs alla betalningar som registreras på fakturor med kravstatus INKA ut förutom betalningar med reskontratyp IFBE d.v.s. betalningar från inkassobolag.
Sökvägen anges manuellt eller kan läggas in/ändra via menyn System. Välj undermeny Småregister och EK - Betalningsfiltyp och kolumnen Sökväg skapa fil på betalningsfiltypen för inkassobolaget.
För att få med annullerade fakturor i saldokorrigeringsfilen så kryssas Ta även med annulleringsposter i filen i.
OBS! Funktionen ingår inte i saldokorrigeringsfilen utan är ytterligare en tilläggsprodukt. Kontakta EDP för mera information.
