Hur skapar man bokföring?

Bokföring sker av alla ekonomiska transaktioner som skapar reskontran. Resultatet av bokföringen lagras i register för bokföringsposter samt bokföringsdetaljer. Bokföringsposterna kan tas ut på lista eller fil för vidare registrering eller inläsning till kommunens/företagets ekonomisystem.

Vi rekommenderar att skapa bokföring varje dag eller varje vecka men minst en gång i månaden. Det är lättare att upptäcka och korrigera eventuella felaktigheter om man kör bokföringen ofta.

Följande register ingår i bokföringen:

Reskontra – Posterna i reskontran är grunden i bokföringen
Faktura – Här hämtas belopp för öresavrundning, totalbelopp samt moms
Fakturarader – Här hämtas belopp samt taxa för kontering av respektive fakturarad
Taxor & Priser – Här finns för varje taxedel på varje taxa angivet en intäktskontokod
Kontoregistret – Här finns alla intäkts- och balanskonton i full längd kopplat till respektive kontokod
Verifikationsnummerregister – Här finns bokföringsdatum och verifikationsnummer för bokföringen
Bokföringsregister – Här lagras bokföringsposter samt bokföringsdetaljer
Fakturaandelsregistret - Här lagras uppgifter om de olika produkterna/nyttigheternas procentuella andel av fakturan

Bokföring sker i Bokföring-menyn. Välj Bokföring/Avstämning. Tryck på fliken Skapa bokföring.

Gör så här:

Innan man startar bokföringen finns möjligheten att räkna antalet ej bokförda reskontraposter genom att klicka på knappen Räkna obokförda.

Ange vilket t.o.m. datum som bokföring ska skapas för. Standardvärde är siste december innevarande år. Man kan också välja datum med hjälp av lathunden till önskat datum men skulle det finnas några reskontraposter med datum längre fram i tiden kommer de inte med.

Gå upp i menyn System. Välj Inställningar. Välj EDPParameters>Bokföring. Styrparametern SkapaBokföringtomDatumMetod styr datumet för Skapa bokföring t.o.m. Här går det att man ställa in om skapa bokföring t.om. ska vara t.o.m. dagens datum (D), siste i månaden (M) eller sist på året (Å).
Vill man begränsa att bokföringen endast ska ske för en viss fakturagrupp, reskontratyp eller om det ska bara ska ske för interna eller externa kunder så gör man sina val i området "Begränsa". Normalt sätt gör man inga begränsningar.
Om man även vill få ut en periodiseringsrapport i samband med att man skapar bokföring kryssar man i kryssrutan ”Beräkna även periodiserat”. Rapporten kan visa beloppen fördelat per år eller per månad.

Obs! Bokföringen kommer att ta längre tid.

Rapporten kan bara tas fram i samband med att man skapar bokföring och går inte att ta fram efter att bokföringen är skapad.
Klicka på knappen Skapa bokföring för att starta bokföringen.

Tänk på att skapandet av bokföring kan ta lång tid beroende på antalet reskontraposter som ska bokföras.

Om EDP Future hittar fel kommer det ut på en kvittenslista efter avslutad körning. Felet kan t.ex. vara ”konto saknas” eller ”fakturarader inte stämmer överens med fakturans totalbelopp”. Den aktuella reskontraposten är då inte bokförd och kommer inte att bli bokförd förrän felet är rättat. Rättningen behöver inte ske på en gång utan kan ske vid ett senare tillfälle. Så snart rättningen är gjord kommer reskontraposten att bli bokförd.

Har man även valt att periodisera kommer periodiseringsrapporten upp i ett eget fönster. Resultatet kan man skriva ut till skrivare eller exportera ut till Excel för vidare bearbetning. När fönstret stängs försvinner informationen.

Efter att bokföringen skapats kan man skriva ut/granska bokföringslista och skapa bokföringsfil. Detta beskrivs i avsnittet Bokföringslista och bokföringsfil.

Om bokföringen blivit felaktig kan man backa bokföring. Detta beskrivs i avsnittet Rätta fel i bokföringen.