Påminnelse

I System>Inställningar ska följande uppgifter fyllas i som definierar påminnelse:

Betalning

• TaBortPåminnelseAvgiftOmBetalningFörePåminnelseavgift Om styrparamtern är satt till ”Ja” kommer påminnelseavgiften raderas om betalning av fakturan skett före utskriftsdatum för påminnelsen.
• TaxekodPåminnavgift Taxekod för eventuell påminnelseavgift. Denna taxekod måste läggas upp i registret för Taxor och Priser.

System>Inställningar>KravPåminnelse

• FakturafrekvensPåminnelseavgift Här kan man ange vilken fakturafrekvens som påminnelsenavgift ska ha. Fakturafrekvensen måste läggas upp i registret för fakturafrekvenser.
• KravTillgodohavandeÅtgärdskod Anger vilken typ av tillgodohavande som skall hämtas när kontroll sker om krav för en faktura skall skrivas eller inte. När man skriver ut krav (Påminnelse, Inkasso, Avstängningshot) tittar EDP Future efter om det finns outnyttjade tillgodohavanden med åtgärdskod som angetts i styrparametern. Om tillgodo överstiger det den obetalda fakturan så skapas inget krav.
• ListaPåminnelserKvittens Anger om kvittensfilen ska lista de kunder som fått påminnelse.
• LägstaBeloppFörPåminnelse Anger ett lägsta fakturabelopp som man kan skicka påminnelse för.
• PåminnelseavgiftPåPåminnelse Om styrparametern är satt till ”Ja” läggs påminnelseavgiften direkt på påminnelsen när den skapas. Om "Nej" så överförs påminnelseavgiften till förseningsavgiftregistret.
• PåminnelseBetalDagar Anger hur många dagar kunden har på sig att betala efter att påminnelsen är utskriven.
• PåminnelseDagarEfter Anger hur många dagar som ska förflutit efter förfallodatum för att påminnelse ska skrivas.
• PåminnelseEfterKravtyp Ska vara FAKT om man skickar ut påminnelser, annars blankt
• PåminnelseFilnamn Anger sökväg till var påminnelsefilen ska sparas.
• PåminnelseFiltyp Anger vilken filtyp som ska visas när man markerar ”Fil” som utskriftssätt under ”Skriv krav”. Om styrparametern är tom kommer knappen ”Skapa fil” inte att lysa. Kontrollera i Betalning>Kravfilsinställningar vad er Kravfil för påminnelser heter och skriv in exakt samma namn i parametern PåminnelseFiltyp.

• PåminnelseUtskickFörFöre Avgör om påminnelsen skall skickas till fakturaadress Företag eller till kundens adress.

  K = Kundadress, F = Fakturaadress
  

• PåminnelseUtskickFörHygä Avgör om påminnelsen skall skickas till fakturaadress Hyresgäst eller till kundens adress.

  K = Kundadress, F = Fakturaadress

• PåminnelseUtskickFörScan Avgör om påminnelsen skall skickas till fakturaadress Scanningföretag eller till kundens adress.

  K = Kundadress, F = Fakturaadress

• SkickaPåminnelseTillKundadress Avgör om påminnelsen skall skickas till en specialadress dit fakturan är skickad eller om den skall skickas till kunden.
• XmlProcessInstruktionsVärdePÅMI Om man har posten som utskriftsleverantör ska man ange ett värde här som man får från Posten.

LayoutKrav

• PåminnelseText Avser den textlayout för påminnelse som skapats i System>Layout Designer som ska skrivas på kravdokumentet oavsett typ av dokument.
• PåminnelseTextVA Avser den textlayout för påminnelse VA-tjänster som skapats i System>Layout Designer som ska skrivas på kravdokumentet oavsett typ av dokument.

I System>Layout Designer ska en textlayout skapas med den textkod som angivits i styrparametern ”PåminnelseText” och/eller ”PåminnelseTextVA”, dessutom bör tillhörande text skrivas. Textlayouten heter likadant som styrparametern alltså ”Påminnelsetext” och/eller ”PåminnelsetextVA”. Eftersom påminnelsen ska skrivas ut i form av en faktura bör man skriva kort text (3-5 rader) för att undvika att många fakturor blir flersidiga när de skrivs ut. I texten kan man lägga in de uppgifter man önskar från de tabeller och de relationer som är knutna till layouttypen.

Om man vill skicka informationsbrev till fastighetsägare för de fastigheter som faktureras hyresgäst (med fakturaadress) lägger man även upp en textlayout (BrevTillFastighetsÄgare) för detta informationsbrev. För utförligare beskrivning, se Utskick av information till fastighetsägaren.

Om man avser att debitera påminnelseavgift ska man lägga upp en taxa i registret för Taxor och Priser. Taxekod exempelvis "PÅMINN". Den valda taxekoden läggs sedan i styrparametern ”TaxekodPåminnavgift” som ligger under System>Inställningar>Betalning. ”. Den ska ha en faktor KVAN och den ska vara momsfri. Priset och prisdatum läggs in under fliken ”Priser”. Dessutom ska man ange en intäktskontokod för påminnelseavgiften i taxegridden. Naturligtvis måste intäktskontokoden med tillhörande fullständigt konto finnas i Kontoregistret.

För utförligare beskrivning om hur taxor och priser läggs upp, se Faktura.

Man har rätt att ta ut en avgift för påminnelse om den är avtalad. För närvarande är maximal avgift 60 kr. Påminnelseavgiften genereras vid utskrift men debiteras först på nästkommande faktura.

Vill man att påminnelseavgiften ska läggas på påminnelsen direkt så ställer man om styrparametern "PåminnelseavgiftPåPåminnelse" till JA.

För att skapa påminnelseavgift måste taxekod, under Taxor och priser först anges enligt föregående avsnitt.

Vid första utskrift av påminnelse skapas en post i registret för förseningsavgifter med följande innehåll:

• Translöpnummer, nästa lediga nummer i registret för förseningsavgifter.
• Kundnummer enligt faktura
• Fakturanummer som skapat förseningsavgiften
• Fakturagrupp, om sådan finns
• Fakturaadressnummer enligt fakturan
• Separat anläggningsnummer enligt fakturan om det gäller en flyttfaktura och det är inställt i parameterinställning under Ägarbyte.
• Avgiftstyp = ”PÅMI”
• Uppstod datum = Kravutskicksdatum
• Avgiftsbelopp = Påminnelsetaxans pris
• Taxa = den textkod enligt styrparametern ”TaxekodPåminnavgift”
• Fakturafrekvens = den fakturafrekvens som är angiven enligt styrparametern ”FakturafrekvensPåminnelseavgift”

Om man av andra skäl vill ta bort påminnelseavgiften kan man gå in i menyn Betalning>Förseningsavg, söka fram aktuell post och radera den förutsatt att man har rätt behörighet. Påminnelseavgiften kan raderas så länge den inte är fakturerad.

Påminnelsen är en fakturakopia och innehållet är i stort sett identiskt med originalfakturan men med följande undantag:

• Rubriken ”Faktura” är ersatt av ”Påminnelse”.
• Överst, ovanför fakturaraderna kommer den text som motsvaras av den textkod som är angiven styrparametern ”PåminnelseText” eller ”PåminnelseTextVA” i System>Inställningar>LayoutKrav.
• Om fakturan är delbetald tillkommer raderna ”delbetalt” samt ”återstår att betala” längst nere på specifikationen. Beloppet i ”Att betala-rutan” anger vad som återstår att betala.
• I den lilla rutan längst till höger står normalt ”Summa oss tillhanda senast XXXX-XX-XX”. På påminnelsen står ”Fakturans förfallodatum XXXX-XX-XX”.
• På inbetalningskortet är datumet inte fakturans förfallodatum utan kravbetalningsdatum, d.v.s. kravutskicksdatum + antal betaldagar för påminnelse enligt styrparametern ”PåminnelseBetaldagar” i System>Inställningar>KravPåminnelse.

I bilden Betalning fliken Räkna och lista kan man lista alla obetalda fakturor som uppfyller kraven för påminnelseutskick de närmaste dagarna.

5 dagar är förvalt men kan ändras till det antal dagar som önskas redovisas. Gör urval på kravtyp. Markeras Endast antal, så visas antalet obetalda fakturor som uppfyller kraven för påminnelseutskick de närmaste dagarna . Markeras Detaljer så visas på första sidan antalet och från sidan 2 och framåt en detaljerad lista. Här kan man också göra urval på Sortering och fakturagrupp.

När man räknar och listar krav tar systemet hänsyn till fakturor som det finns en bevakning/anstånd på. De fakturor kommer alltså inte med i listan när man förhandsgranskar.

Se mer detaljerad information i avsnitt Lista över krav.

I bilden Betalning>Krav, fliken skriv krav sker alla kravutskrifter.

1. Välj PÅMI i fältet ”Skriv kravtyp”. I kravutskicksdatum kommer automatiskt dagens datum men detta kan ändras till valfritt datum framåt i tiden.

2. Välj vilka påminnelser som ska skrivas ut.

   • Alla, d.v.s. alla obetalda fakturor som uppfyller kraven för påminnelse.
   • Intervall av faktura, d.v.s. alla obetalda fakturor inom angivet fakturaintervall som uppfyller kraven för påminnelse. (Ange om även tidigare utskrivna påminnelser ska skrivas ut igen genom att bocka i rutan ”Skriv även tidigare utskrivna”).
   • Enstaka faktura, om den angivna fakturan uppfyller kraven för påminnelse. (Ange om även tidigare utskrivna påminnelser ska skrivas ut igen genom att bocka i rutan ”Skriv även tidigare utskrivna”)

   • Välj fakturor i lista, listar alla obetalda fakturor som uppfyller kraven för påminnelse. Översta Kryssrutan Ta med är förvalt vilket innebär att alla är markerade för påminnelse. Här kan man sedan välja att ta med alla, bocka ur vissa Kryssrutor eller bocka ur översta kryssrutan Ta med för att sedan manuellt bocka i vissa kryssrutor.

     

   • Kund , om den angivna kunden har obetalda fakturor som uppfyller kraven för påminnelse.
3. Man kan även selektera på fakturagrupper samt sortera påminnelserna efter fakturanummer, fakturaadress, kundnummer eller fakturagrupp.
4. Välj utskriftssätt fil eller papper. Om du valt fil ska du även ange filnamn (fullständig sökväg + filnamn).
5. Starta därefter utskriften med knappen Skriv ut respektive knappenför Skapa fil.

Obs! Om filen av någon anledning inte kunde skapas så visas ett felmeddelande, kraven backas och reskontran uppdateras inte.

Man kan även förhandsgranska påminnelsen innan utskrift genom att klicka på knappen Förhandsgranska. Dock rekommenderas inte detta om man gjort urval på Alla eller ett stort fakturaintervall

Viktigt! Utskrift ifrån förhandsgranska uppdaterar inte Påminnelserna

När en påminnelse skrivs ut eller när påminnelsefilen blir skapad skapas även en kvittenslista med diverse information.

Vid utskrift går EDP Future genom alla obetalda fakturor och skapar en påminnelse om följande krav är uppfyllda:

• Om fakturans förfallodatum + ”PåminnelseEfterDagar” enligt System>Inställningar är lika med eller senare än kravutskicksdatum (anges vid utskrift på bilden Betalningar>Krav, fliken Skriv krav)
• Om styrparametrarna för påminnelse är ifyllda i System>Inställningar>KravPåminnelse.
• Fakturan är utskriven
• Fakturan är obetald eller delbetald
• Fakturan inte är annullerad
• Fakturan inte är helt avskriven
• Fakturan inte är negativ
• Påminnelse inte redan är utskriven
• Påminnelse redan är utskriven och man bockar i rutan "Skriv även tidgare utskrivna"
• Fakturan inte har en gällande bevakning EJKRAV eller EJKRDR
• Om fakturan har ett anstånd senare än kravutskicksdatum

Obs! Det är kravutskicksdatum som används vid kontrollen om påminnelsen ska skickas ut och inte dagens datum. Därför kan man tvinga ut påminnelser i ”förväg” om man anger ett senare kravutskicksdatum än dagens datum.

Exempel:

Förfallodatum11-08-28
Min. dagar efter förfallodatum 8

Påminnelse kommer att skrivas ut om kravutskicksdatum är 11-09-06 eller senare.

Vid utskrift av påminnelse uppdateras fakturaregistret med följande uppgifter:

• Kravstatus blir ”PÅMI”
• Påmin.avgift uppdateras med 60,00
• Påminnelsedatum uppdateras med Kravutskicksdatumet
• Kravbet.dat blir Kravutskicksdatum + Betaldagar enligt styrparametern ”PåminnelseBetaldagar” i System>Inställningar

Återutskrift av påminnelse fungerar endast om fakturan fortfarande är obetald.

Ska påminnelse skrivas ut på nytt så måste man bocka i rutan "skriv även tidigare utskrivna". Det är viktigt att man inte selekterar på "Alla som ska skrivas ut" Utan istället väljer man "intervall av faktura" om det är flera, "Enstaka faktura" eller "Kund".

Checkbox "Uppdatera datum vid återutskrift"

• Rutan ur bockad. Påminnelse skrivs ut med samma kravbetalningsdatum som tidigare.
• Rutan i bockad. Påminnelse skrivs ut med ny kravbetalningsdatum.

Om man av misstag skrivit ut en påminnelse och vill ta bort alla spår av den i EDP Future gör man på följande sätt:

1. I kunddialogen>Reskontra eller Reskontra>Reskontra sök fram aktuell faktura.
2. Kontrollera så rätt faktura är markerad och tryck på knappen ”Backa senaste krav”.
3. Svara ”Ja” på meddelandet att ”Kravstatus kommer backas”. En bekräftelse visas när fakturan är backad.

Om man vill backa en hel påminnelsekörning som inte är utskickad till kund ännu

Välj System>FFIX, fliken Fakturafil. Under avsnittet "Backa skapade krav" kan man välja in Kravtyp och datum då påminnelserna skapades. Därefter så trycker man knappen "Backa krav"

För fler urval avseende backa krav, se information i avsnittet Lista över krav.

Sätts bevakningstyp PÅMIUTGÅR på en faktura så skapas inte påminnelse.

Fakturan som har bevakningstypen PÅMITUGÅR hanteras på samma sätt som en faktura som har kravstatus PÅMI vars förfallodatum har utgått.
Det vill säga att fakturan, vid utskrift av krav, får nästa planerade kravtyp som kommer efter kravtypen PÅMI, alltså INKA eller AVHO beroende på styrparameterinställningarna AvstängningshotEfterKravtyp och InkassoEfterKravtyp.