Inkassokrav

I System>Inställningar ska följande uppgifter fyllas i som definierar inkasso:

Betalning

• DröjsmålsräntaFrånFörfalloFörInkassofakt: Om grundvärdet är satt till ”Ja” kommer dröjsmålsränta beräknas från fakturans förfallodatum istället för inkassokravets utskriftsdatum. Vi rekommenderar att grundvärdet är satt till ”Nej”.
• Inkassoavgifterförekapital: Om styrparametern är satt till ”Ja” så tas avgifter före kapitalbelopp vid betalning. Vi rekommenderar att grundvärdet är satt till ”Nej”.
• SlopaDröjsmålsränteberäkningFörInkassofakturor: Om grundvärdet är ”Ja” kommer ingen dröjsmålsränta att beräknas för inkassofakturor.
• Slåsammaninkassoräntadröjsmålsränta: Styr om dröjsmålsränta och inkassoränta ska slås ihop om endast kapitalbelopp betalas. Redovisas som en post på kunds nästa faktura
• TaxekodInkasso: Taxekod för inkassoavgift. Denna taxekod måste läggas upp i registret för Taxor och Priser.
• ÖverförAlltidInkassoavgiftVidDelbetalningAvInkassofaktura: Om grundvärdet är satt till ”Ja” överförs alltid inkassoavgift till nästa faktura vid delbetalning av en inkassofaktura.
• ÖverförAlltidInkassoräntaVidDelbetalningAvInkassofaktura: Om grundvärdet är satt till ”Ja” överförs alltid inkassoränta till nästa faktura vid delbetalning av en inkassofaktura.

Fakturafil

AnvändEDPXMLPrinter

Detta gäller för er som skapar inkassoxml-filer, de som använder semikolonseparerade eller csv-filer (inkassofiler till bl.a. Intrum) är inte berörda. Kontrollera styrparametern, om den är satt till Ja innebär det att även inkassofiler kommer att använda EDPXMLPrinter. Det innebär att inkassofilerna kommer att skapas av EDPs printer och ni behöver skicka testfiler till er utskriftsleverantör.

KravInkasso

• BetalfilTillInkassoföretagsystemTarMedAnnuleringar: Styrparametern gör det möjligt att ta med annulleringsposter i betalfil till inkassoföretag. Detta är en tilläggsprodukt, kontakta försäljningsavdelningen för mer info.
• FakturafrekvensInkassoavgift: Här kan man ange vilken fakturafrekvens som inkassoavgiften ska ha. Fakturafrekvensen måste läggas upp i registret för fakturafrekvenser.
• FakturagruppSomInkassoDirektUppdragsgivare: Berör kunder som använder sig av InkassoDirekt.
• InkassoavgiftFristdagar: Anger det antal dagar mellan inkassoutskrift och betalning som kunden har på sig för att slippa betala inkassoavgiften. Välj 5-8 för s.k. ”mjukkrav” annars välj 0.
• InkassoBeloppPåTalongINKRäntaOchAvgifter: Välj om beloppet på inbetalningskortet ska vara kapitalbeloppet eller kapitalbeloppet+inkassoavgift och inkassoränta.
• InkassoBetalDagar: Anger hur många dagar kunden har på sig att betala efter att inkassokrav är utskriven.
• InkassoDagarEfter: Anger hur många dagar som ska förflutit efter föregående kravs datum (Påminnelsedatum eller datum för avstängningshot) för att inkassokrav ska skrivas.
• InkassoDirektAnlAdresslBeskrivning: Om man vill visa anläggningens adress i beskrivning till InkassoDirekt väljer man värde ”Ja”. Om ”Nej” visas anläggningens fastighetsbeteckning.
• InkassoEfterKravtyp: Anger kod för kravtyp som ska föregå inkasso. Normalt står det PÅMI, då inkasso skickas ut efter visst antal dagar efter senaste påminnelse.
• InkassoFilnamn: Anger sökväg till var inkassofilen ska sparas.
• InkassoFöretagSystem: Anger för vilket inkassosystem som inkassofilen ska skapas.
• InkassoKravOchRantaUppdateras: Vid skapande av inkassofil till externt inkassoföretag vill man oftast inte att inkassoavgift och ränta skall skapas på faktura i Future. För detta finns en kryssruta ”Utan avgift och ränta” i kravbilden. Men glömmer man bocka i denna får det stora konsekvenser när betalningar börjar komma in. För att automatiskt markera denna kryssruta ska man sätta Nej i styrparametern. Om man sätter denna till Ja, förblir kryssrutan ”Utan avgift och ränta” omarkerad.
• InkassoKundnrFörMarginalen: Kundnummer för Marginalenfil

• InkassoUtskickFörFöre: Avgör om inkassokravet skall skickas till fakturaadress Företag eller till kundens adress.

  K = Kundadress, F = Fakturaadress

• InkassoUtskickFörHygä: Avgör om inkassokravet skall skickas till fakturaadress Hyresgäst eller till kundens adress.

  K = Kundadress, F = Fakturaadress

• InkassoUtskickFörScan: Avgör om inkassokravet skall skickas till fakturaadress Scanningsföretag eller till kundens adress.

  K = Kundadress, F = Fakturaadress

• KravstatusVidSkickandeTillInkasso: Används vid uttag av poster som ska med i inkomna betalningar
• LägstaBeloppFörInkassokrav: Anger ett lägsta fakturabelopp som man kan skicka inkasso för.
• SkickaInkassoTillKundadress: Avgör om inkassokravet skall skickas till en specialadress dit fakturan är skickad eller om den skall skickas till kunden.
• XmlProcessInstruktionVärdeINKA: Anger vilket värde processinstruktionen skall ha i XML-filen för inkassofilen. Detta är något som posten kräver för att kunna identifiera kunden.

Följande styrparametrar gäller kunder som inte använder definitionsfiler när de skapar inkassofiler:

• InkassoDiretkUppdragsgivare: Anger kommunens kundnummer hos InkassoDirekt
• InkassofilUppdragsnr.: Anger uppdragsgivarnummer för inkassofil

LayoutKrav

• FakturaInkassoText: Huvudlayouten för skapandet av inkassobrevet. Består av ett fakturahuvud som kan ändras, InkassoText eller InkassoTextVA samt inbetalningstalongen.
• Inkassolista: Avser den textlayout för inkassolista som skapats i System>Layout Designer som används vid utskrift av inkassolista.
• InkassoText: Avser den textlayout för inkassokrav som skapats i System>Layout Designer som ska skrivas på kravdokumentet oavsett typ av dokument.
• InkassoTextVA: Avser den textlayout för inkassokrav avseende VA-tjänster som skapats i System>Layout Designer som ska skrivas på kravdokumentet oavsett typ av dokument.

I System>Layout Designer ska en textlayout skapas med den textkod som angivits i styrparametern ”InkassoText” och/eller ”InkassoTextVA”, dessutom bör tillhörande text skrivas. Det är mycket lämpligt att man använder sig av en text som används för andra inkassokrav i kommunen och godkänts av jurist/ekonom. I texten kan man lägga in de uppgifter man önskar från de tabeller och de relationer som är knutna till layouttypen.

För att debitera inkassoavgift ska man lägga upp en taxa i registret för Taxor och Priser. Taxan ska vara samma som angivits i styrparametern ”TaxekodInkasso”. Taxekoden kan t.ex. vara ”INKASSO”. Den ska ha en faktor KVAN och den ska vara momsfri. Priset och prisdatum läggs in under fliken ”Priser”. Dessutom ska man ange en intäktskontokod för inkassoavgiften i taxegridden. Naturligtvis måste intäktskontokoden med tillhörande fullständigt konto finnas i Kontoregistret.

Mer information om hur taxor och priser läggs upp kan läsas under kapitel 3 ”Faktura”.

Slutligen ska aktuella och tidigare kravräntesatser registreras i System>Småregister>EK Räntesats. Kravräntan är vid varje tidpunkt referensräntan + 8 % -enheter.

För inkassokravet gäller att det ska vara i brevform (inte fakturakopia) och innehålla en text som definieras via styrparametrarna ”FakturaInkassoText”, ”InkassoText” samt ”InkassoTextVA” i System>Inställningar>LayoutKrav. Dessutom ska inkassokravet innehålla ett inbetalningskort. Layouten av inkassokravet skapas i System>Layout Designer.

Texten bör innehålla en rubrik, t.ex. ”INKASSOKRAV enligt § 5 Inkassolagen”. Därefter en valfri text vad inkassokravet innebär och hur kunden ska agera. Dessutom ska det finnas företagsnamn, adress och telefonnummer. Under detta ska inbetalningskortet finnas.

Det är styrparametern ”FakturaInkassoText” som bygger upp layouten för hur inkassokravet ska se ut.

• Fakturahuvud: Visar avsändare, mottagare, logotyp. Fakturahuvudet kan ändras.
• subText: Hämtar den text som är skapad på styrparametrarna ”InkassoText” respektive ”InkassoTextVA”.

• subInkassoKrav: Skapar en uppställning över fakturan som uppfyller kraven i inkassolagen. Den kan inte ändras och ser ut så här:

  

• subTalong: Längst ned på inkassokravet skrivs automatisk inbetalningskort med belopp enligt den totala skulden (Fakturabelopp + Inkassoavgift + Ränta t.o.m. utskriftsdag)

  Datumet på inbetalningskortet är senaste dag att betala inkassokravet (Kravbetalningsdatum = Utskriftsdatum + betaldagar enligt styrparametern ”InkassoBetaldagar” i System>Inställningar). Layouten kan inte ändras.

• subXMLFirst och subXML: Dessa är låsta och kan inte ändras, samma sak gäller ReportHeader och ReportFooter. De finns där för att inkassofiler ska kunna skapas

Inkassolistan har en fast layout och innehåller nödvändiga uppgifter för att skapa inkassokrav. Uppgifterna är:

• Fakturanummer
• Kundnummer
• Person-/organisationsnummer
• Namn1
• Namn2
• Adress
• Postnummer
• Ort
• Vad fakturan avser
• Kapitalbelopp
• Fakturadatum
• Förfallodatum
• Påminnelsedatum

I bilden Betalning>Krav, fliken Räkna och listar kan man lista alla obetalda fakturor som uppfyller kraven för inkasso de närmaste dagarna.

5 dagar är förvalt men kan ändras till det antal dagar som önskas redovisas. Gör urval på kravtyp.Markeras Endast antal, så visas antalet obetalda fakturor som uppfyller kraven för inkassoutskick de närmaste dagarna . Markeras Detaljer så visas på första sidan antalet och från sidan 2 och framåt en detaljerad lista. Här kan man också göra urval på Sortering och fakturagrupp.

När man räknar och listar krav tar systemet hänsyn till fakturor som det finns en bevakning/anstånd på. De fakturor kommer alltså inte med i listan när man förhandsgranskar.

Se mer detaljerad information i avsnitt Lista över krav.

I bilden Betalning>Krav, fliken skriv krav sker alla kravutskrifter.

1. Välj INKA i fältet ”Skriv kravtyp”. I kravutskicksdatum kommer automatiskt dagens datum men detta kan ändras till valfritt datum framåt i tiden.

2. Kryssa i kryssrutan ”Utan avgift och ränta” om inkassokraven ska skrivas ut utan avgifter och ränta.
   Exempelvis om man skickar sina inkassokrav till inkassobolag och inkassobolaget ska lägga på kravavgifterna.
   Ställ in styrparameter som finns under KravInkasso om detta är aktuellt

   

   Styrparameter under Betalning . Står parametern på Ja så beräknas inte någon dröjsmålsränta vid betalning.

   

3. När man vill skriva ut samma krav igen fast med ny ränteberäkning och nytt datum ska man bocka i rutan ”Uppdatera datum och ränta vid återskrift”. Rutan "Skriv även tidigare utskrivna" måste vara ibockad.
4. Välj om inkassokraven ska skrivas ut som inkassobrev eller inkassolista. Väljer man att skriva ut som inkassobrev kan man även välja att brevet skall sparas som ett dokument.
5. I rutan "Dokumentval" kan man välja vilken typ dokumentet skall sparas som. Dokumentet sparas för respektive kundnummer och kan därav hittas under Kunddialog:fliken Dokument. Man kan även skriva ut brevet till fastighetsägaren, se Utskick av information till fastighetsägaren.

6. Välj vilka inkassokrav som ska skrivas ut.

   • Alla, d.v.s. alla obetalda fakturor som uppfyller kraven för inkasso.
   • Intervall, d.v.s. alla obetalda fakturor inom angivet fakturaintervall som uppfyller kraven för inkasso. (Ange om även tidigare utskrivna inkassokrav ska skrivas ut igen genom att bocka i rutan ”Skriv även tidigare utskrivna”).
   • Enstaka faktura, om den angivna fakturan uppfyller kraven för inkasso. (Ange om även tidigare utskrivet inkassokrav ska skrivas ut igen genom att bocka i rutan ”Skriv även tidigare utskrivna”).
   • Välj fakturor i lista, listar alla obetalda fakturor som uppfyller kraven för inkasso. Checkboxen Ta med är förvalt vilket innebär att alla är markerade för inkasso. Här kan man sedan välja att ta med alla, bocka ur vissa eller bocka ur checkboxen Ta med för att sedan manuellt bocka i vissa
   • Kund, om den angivna kunden har obetalda fakturor som uppfyller kraven för inkasso. (Ange om även tidigare utskrivna inkassokrav ska skrivas ut igen genom att bocka i rutan ”Skriv även tidigare utskrivna”).
7. Man kan även selektera på fakturagrupper samt sortera inkassokraven efter fakturanummer, fakturaadress, kundnummer eller fakturagrupp.
8. Välj utskriftssätt fil eller papper. Om du valt fil ska du även ange filnamn (fullständig sökväg + filnamn).
9. Om du har valt fil kan du även välja att bocka i rutan ”Skapa inkassofiler från flera databaser” (se informationsrutan nedan)

10. Starta därefter utskriften med knappen Skriv ut, respektive knappen för Skapa fil.

    Man kan även förhandsgranska inkassokravet innan utskrift genom att klicka på knappen Förhandsgranska, . Dock rekommenderas inte detta om man gjort urval på Alla eller ett stort fakturaintervall

    Viktigt! Utskrift ifrån förhandsgranska uppdaterar inte inkassokravet

När ett inkassokrav skrivs ut eller när inkassofilen blir skapad skapas även en kvittenslista med diverse information.

Exempel på kvittensfil för inkassokrav:

Vid utskrift går EDP Future genom alla obetalda och delbetalda fakturor och skapar ett inkasso om följande krav är uppfyllda:

• Om detta kravs datum + ”InkassoDagarEfter” enligt System>Inställningar>KravInkasso är lika med eller senare än kravutskicksdatum (anges vid utskrift på bilden Betalningar>Krav, fliken Skriv krav)
• Om styrparametrarna för inkasso är ifyllda i System>Inställningar>KravInkasso.
• Fakturan är utskriven
• Fakturan är obetald eller delbetald
• Fakturan inte är annullerad
• Fakturan inte är helt avskriven
• Fakturan inte är negativ
• Inkasso inte redan är utskriven (förutom vid enstaka, vid intervall samt vid kund om man valt även tidigare utskrivna)
• Kunden inte har en gällande bevakning EJKRAV eller EJKRDR
• Fakturan inte har en gällande bevakning EJKRAV eller EJKRDR
• Om fakturan har ett anstånd senare än kravutskicksdatum
• Fakturan är uppmärkt med "Tvinga ut inkasso", checkbox som finns i reskontrabilden. Har man valt detta så kommer fakturan med i inkassokravhanteringen oavsett tidigare kravstatus, förutom om den redan har kravstatus INKA, under förutsättning att Återstår att betala är större än 0 kr samt att fakturan är utskriven.

Obs! Det är kravutskicksdatum som används vid kontrollen om inkasso ska skickas ut och inte dagens datum. Därför kan man tvinga ut inkassokrav i förtid om man anger ett senare kravutskicksdatum än dagens datum.

Exempel, Inkassokrav skrivs efter påminnelse

Förfallodatum 07-11-28

Min. dagar efter förfallodatum 8

Inkasso kommer att skrivas ut om kravutskicksdatum är 07-12-07 eller senare.

Vid utskrift av inkassokrav uppdateras fakturaregistret med följande uppgifter:

• Kravstatus blir ”INKA”
• Inkassoavgift uppdateras med 180,00
• Inkass.ränta uppdateras
• Inkass.ränta t.o.m. uppdateras från förfallodatum t o m Kravutskicksdatumet
• Inkassodatum blir Kravutskicksdatum
• Kravbet.dat blir Kravutskicksdatum + Betaldagar enligt styrparametern ”InkassoBetaldagar” i System>Inställningar>KravInkasso

Återutskrift av inkassokrav fungerar endast om fakturan fortfarande är obetald.

Ska inkassokrav skrivas ut på nytt så måste man bocka i rutan "Skriv även tidigare utskrivna". Det är viktigt att man inte selekterar på Alla som ska skrivas ut" Utan istället väljer man "intervall av faktura" om det är flera, "Enstaka faktura" eller "Kund".

Checkbox "Uppdatera datum och ränta vid återutskrift"

• Rutan ur bockad. Inkassokrav Skrivs ut med samma kravbetalningsdatum och ränta som tidigare.
• Rutan i bockad. Inkassokrav skrivs ut med ny kravbetalningsdatum och ny uträknad ränta

Om man av misstag skrivit ut ett inkassokrav och vill ta bort alla spår av den i EDP Future gör man på följande sätt:

• I kunddialogen>Reskontra eller Reskontra>Reskontra sök fram aktuell faktura.
• Kontrollera så rätt faktura är markera och tryck på knappen ”Backa senaste krav”.
• Svara ”Ja” på meddelandet att ”Kravstatus kommer backas”. En bekräftelse visas när fakturan är backad.

Om det fanns Inkassoavgift och inkassoränta på fakturan har de raderats samtidigt som kravstatusen backades.

Om man vill backa alla inkassokrav som är skapade viss datum och som inte är utskickade till kund ännu.

Välj System>FFIX, fliken Fakturafil. Under avsnittet "Backa skapade krav" kan man välja in Kravtyp och datum då inkassokraven skapades. Därefter så trycker man knappen "Backa krav"

För fler urval avseende backa krav, se information i avsnittet Lista över krav.

Man har rätt att ta ut en inkassoavgift (kravavgift) för inkassokrav. För närvarande (2015-01-01) är denna avgift 180 kr. Dessutom ska man på inkassokravet ange ränta från förfallodatum t.o.m. inkassokravets datum.

För att skapa inkassoavgift måste taxekod, taxa och pris först anges enligt avsnitt ”Uppgifter som ska läggas upp”.

När inkassokravet skapas sparas inkassoavgift och räntebelopp i fakturaposten. Dock bokas de inte upp i reskontran vid utskrift. Detta beror på att vi ännu inte vet hur ränta och inkassoavgift kommer att betalas eller om de ens ska/kommer att betalas.

I bilden Reskontra>Kundreskontra kan man se ränta och inkassoavgift. Dels sammanlagt för alla fakturor överst på bilden i fältet Kravavg/ränta. Här hittar du summan av oreglerad ränta och inkassoavgift för kunden.

Dels kan man se beloppen individuellt för varje faktura längst nere på bilden genom att markera en enskild faktura. Här kanman också se inkassodatum

Hanteringen av inkassoavgift och ränta beror på hur kunden hanterar inkassokravet.

1. Om kunden betalar originalfakturan (endast faktura/kapitalbeloppet) med betalningsdag före eller senast samma dag som inkassokravet skrevs ut ska inte inkassoavgiften betalas. Både inkassoavgiften och räntan raderas. Istället skapas en dröjsmålsräntepost för hela perioden förfallodatum - betaldatum som debiteras nästa faktura.
2. Om kunden betalar efter inkassokravsdatum finns det två fall:
   1. Om betalning görs med bara faktura/kapitalbeloppet överförs både inkassoavgiften och räntan till registret för förseningsavgifter och påförs därefter på kunds nästa faktura
   2. Om betalning görs med hela inkassokravets belopp skapas två reskontraposter för inkassoavgiften respektive räntan med reskontratyp ”INKA” respektive ”INRA”. En dröjsmålsräntepost för resterande tid (inkassoutskicksdag - betalningsdag) skapas också.

Det finns ytterligare varianter på betalning av kravavgift och inkassoränta, se Inkassoavgifter.

Om man anlitar inkassoföretag för utskick av inkassokrav krävs en annan hantering än den som beskrivits i tidigare avsnitt. Det som är annorlunda är:

• Utskick av inkasso
• Betalningar av inkassofakturor som kunden betalar på fakturan
• Betalningar av fakturor som kunden betalat till inkassoföretaget

Inkassokravet ska inte skickas till kunden. Istället ska man skicka uppgifter om vem som ska ha inkasso till inkassoföretaget. Det kan ske på olika sätt:

• Skapande av inkassofil: Detta kräver en anpassning för inkassoföretagets specifika krav på filutseende och innehåll. Kontakta EDP för framtagning av anpassning.
• Utskrift av inkassolista: När man angett kravprodukt ”INKA” i bilden Betalning>Krav, fliken skriv krav, kan man välja att skriva ut kraven som en lista. Resultatet blir en lista över alla de fakturor som ska ha inkassokrav med alla de uppgifter som inkassoföretaget behöver för sin hantering.

Fakturan får kravstatus ”INKA” och ett inkassodatum. Men någon beräkning av inkassoavgift och inkassoränta sker inte. Checkbox "Utan avgift och ränta" ska vara ibockad. I System>Inställningar>KravInkasso, parameter InkassoKravOchRantaUppadateras = Nej, så är alltid Checkbox markerad

När man skickat lista eller fil till inkassoföretaget kan det trots hända att kunden betalar den ursprungliga fakturan. Då måste inkassoföretaget meddelas att kunden betalat direkt till fakturaavsändaren.

På kvittenslistan vid inläsning av betalninsfil samt på listan över betalningar som kan tas ut i bilden Reskontra>Reskontrarapporter och rapporten ”betalningar” finns kravstatus på fakturan angivet. Står där ”INKA” innebär det alltså att inkassoföretaget ska ha reda på betalningen.
Har man valt att endast visa de betalningar som inte uppdaterats på kvittenslista vid inläsning av betalningsfil kan man välja att de fakturor med viss kravstatus också ska komma ut på kvittenslistan. Denna inställning gör man i System>Inställningar>Betalning och parametern VisaKravstatusIAvvikelselista. Här skriver man in kravstatus, vill man ha flera så skriver man semikolon mellan, INKA;BETF

När kunden betalar inkassokravet till inkassoföretaget behåller de i regel inkassoavgiften och inkassoräntan som betalning för sina tjänster. Kapitalbeloppet (fakturans grundbelopp) skickas till fakturaavsändaren. Dessa betalningar kan i EDP Future läsas in via fil eller registreras manuellt i bilden Betalningar>Betalningar.

Om man vill särskilja dessa betalningar från normala plusgiro- och bankgirobetalningar kan man använda betalningstypen ”IFBE” (Betalning från Inkassoföretag). Observera att man måste ange ett konto för Inkassobetald i bilden Bokföring>Konto.

Eftersom betalningen kommer in med ett datum senare än förfallodatum skapas det normalt en dröjsmålsräntepost när man registrerar den manuella betalningen. Inkassoföretaget har redan debiterat kunden för åtminstone en del av denna ränta varför någon dröjsmålsräntepost inte bör skapas. Det kan man slippa genom att i bilden Betalning>Betalning, fliken Manuell betalning markera rutan ”Avskrivs” för dröjsmålsräntan i räntegridden.

Läses betalningen in via fil så kan man välja att dröjsmålsränta inte ska uppdateras i System>Inställningar>Betalning och parametern "SlopaDröjsmålsränteberäkningFörInkassofakturor".