Avskrivning
En avskrivning i EDP Future sker när man minskar kundfordringarna för en kund utan att kunden betalar sin fordran. Skälet kan vara att kunden gått i konkurs eller något annat som hänt som gör det sannolikt att man aldrig får betalt för fordringen. Man kan visserligen ur systemets synpunkt låta kundfordran ligga kvar för alltid men här ställer både bokföringslag och revisorer andra krav.
En avskrivning kan också vara en nedskrivning av fordran på grund av att man kommit överens med kunden att han inte behöver betala en del av fakturan.
I EDP Future finns det fyra olika typer av avskrivning. Hel avskrivning (AVSK), delavskrivning (DELA), justering (JUST) samt restavskrivning (REST).
Exempel 1
Ett företag är skyldigt 1000 kr för en faktura. Företaget går i konkurs och från konkursförvaltarna får vi reda på att det inte finns några tillgångar för oprioriterade skulder. Man gör då en avskrivning av det totala fakturabeloppet. (AVSK)
Exempel 2
Ett företag är skyldigt 1000 kr för en faktura. Företaget är på obestånd och från konkursförvaltaren kommer förslag till ackordsuppgörelse på 25 % som fordringsägarna accepterar. Betalning på 250 kr flyter in. Resterande belopp på 750 kr avskrivs som en delavskrivning. (DELA)
Exempel 3
En kund får en faktura innehållande bl.a. 10 kr dröjsmålsränta som avser en försenad betalning för hans föregående faktura. Kunden övertygar att han hade betalat denna i tid men att betalningen försenats p.g.a. banken eller plusgirot. Vi accepterar att han kan slippa betala de 10 kronorna och ber honom att betala in fakturabeloppet minus 10 kr samt gör en justering (JUST) på 10 kr.
Man kunde även annullerat fakturan, tagit bort dröjsmålsräntan i registret för förseningsavgifter och därefter skapat en ny faktura. Detta är ett krångligare sätt och kostar mer i administration och porto.
Exempel 4
En flyttfaktura skapas på 40 kr skapas, en annan blir på -20 kr. Kommunen har som policy att flyttfakturor måste minst vara på 50 kr för att kräva betalning av kunden eller mindre än -50 kr för att återbetala till kunden.
I detta fall skriver man av båda fakturorna. I det första fallet blir avskrivningen 40 kr, i det andra -20 kr. Observera att man kan ange ett negativt belopp som avskrivningsbelopp.
Skillnaden mellan delavskrivning och justering i EDP Future är en enda. Reskontraposten får reskontratypen DELA respektive JUST. I övrigt är hanteringen exakt densamma. Skillnaden är bara till för att användaren ska kunna skilja dem åt i listningar samt i kundreskontran.
Exempel 5
En kund får en faktura på 1200 kr men betalar endast 1150 kr. Då kan man välja att delavskriva eller restavskriva resterande belopp på 50 kr. Väljer man restavskriva så skapas en restskuld som faktureras på nästa faktura med motsvarande belopp.