Anvisningar elektronisk faktura - PEPPOL BIS Billing 3.0

Obs! Funktionen är tillgänglig fr.o.m. programversion 2.100 eller senare och kräver tilläggsprodukten Svefaktura. Saknar ni tilläggsprodukten Svefaktura kontakta VertiGIS för mer information.

Sedan 1 april 2019 är leverantörer till offentlig sektor är skyldiga att fakturera elektroniskt vid inköp av varor och tjänster.

Det gamla filformatet Svefaktura 1.0 är avfört som rekommenderat filformat av SFTI (Single Face To Industry) sedan 1 april 2021. Svefaktura 1.0 utvecklas eller underhålls inte längre i EDP Future.

Rubrikrader och delsummering

Filformatet kan inte hantera de rubrikrader och delsummor som EDP Future har i sin fakturalayout. Med rubriktexter menas till exempel ---AVFALLSHANTERING---, ---VATTEN & AVLOPP--- eller fakturatexter samt delsummeringar per anläggning och/eller produkt/nyttighet.

Kreditnotor kontra kreditfakturor

Filformatet kan inte hantera kreditnotor dvs när du skriver ut den annullerade fakturan från EDP Future med annat fiktivt fakturanummer. Kreditnotan i EDP Future uppfyller inte kraven enligt Mervärdesskattelagen.

Har ni behov att skriva ut en kreditfaktura som syftar till att korrigera den ursprungliga felaktiga fakturan behövs tilläggsprodukten Skapa omvänd faktura med annat fakturanummer (kreditfaktura). Kontakta VertiGIS för mer information.

Bilagehantering

Filformatet i EDP Future har inget stöd för bilagor varken externa dokument eller som inbäddade i den elektroniska fakturan.

Fakturakopia

Fakturakopia som begrepp saknar stöd i såväl lag som EU-direktiv och genom att ett bildformat används för fakturakopian blockeras intentionerna med automatisk behandling av det sammantagna dokumentet. Läs mera på SFTI.se och deras råd avseende fakturakopia.

Om man ändå vill använda e-faktura och fakturakopia parallellt så får man ha i beaktande avseende räkenskapsinformation hos köparen samt att både den elektroniska fakturan och fakturakopian behöver granskas och arkiveras samt spårbarheten dem emellan måste upprätthållas hela arkiveringstiden.

Vill man ändå skriva ut fakturorna som pdf-filer och bifoga den vanliga fakturafilen till sin utskriftsleverantör behövs tilläggsprodukten Fakturafil. Kontakta VertiGIS för mer information.

Tekniskt kuvert

EDP Future skapar enbart den elektroniska fakturan. Kuvertering sker av er distributör av de elektroniska fakturorna enligt den tekniska standard som gäller för kuvertering (Envelope specifikation, OpenPeppol Business Message Envelope).

Faktureringsobjektet (AdditionalDocumentReference)

I EDP Future är det anläggningen som är faktureringsobjektet och skrivs alltid ut med anläggningsnumret plus först påträffad nyttighet/produkt, till exempel 123456-RH. Det är hårdkodat och kan inte ändrats av användaren.

Anläggningar
En elektronisk faktura kan bara hantera ett faktureringsobjekt så samfakturering av anläggningar är inte lämpligt eftersom det bara är den första anläggningens uppgifter som presenteras på fakturan.

För att fakturera en anläggning på egen faktura kryssa i kryssrutan Separat faktura på kundens samtliga anläggningar.

Tjänster
Om anläggningen har både tjänster med VA, Avfall eller Fjärrvärme rekommenderas att skapa en eller tre specialadresser och lägga in dessa på anläggningens samtliga tjänster för respektive nyttighet/produkt för att dessa ska hamna på egen faktura.

Köparens elektroniska adress, xml-tagg <cbc:EndPointID>

Peppol ID är en slags identifiering av den som är ansluten till Peppol där varje mottagare har sitt eget Peppol ID. Ett Peppol ID består av två delar, ett prefix till exempel 0007 som bestämmer vad den sista delen i id:t är för typ av data.

Exempel:
0007:XXXXXXXXXX (organisationsnummer)

0088:YYYYYYYYYYYYY (GLN-nummer)

Detta är ingenting som man behöver tänka på eftersom EDP Future sköter det automatiskt enligt samma princip som identifierar köparen.

Köparens identifiering, xml-tagg (cac:PartyIdentification)

Det som identifierar en köpare är antingen ett organisationsnummer eller ett GLN-nummer.

GLN-nummer (Global Location Number) är en sifferkod som identifierar en verksamhet. GLN-numret kan identifiera ett företag, en organisation, en fakturaadress eller en leveransplats.

I EDP Future hämtas uppgiften i följande fallande ordning:

1. Fältet GLN-nummer i kund- eller specialadressbilden. GLN-numret anges med 13 siffror t.ex. 7362120001019

2. Saknas GLN-nummer hämtas köparens organisationsnummer från kund- eller specialadressbilden

Olika typer av referenser

Beställare/köparreferens, xml-tagg (cbc:BuyerReference)
Informationen hämtas vid utskrift av fakturan och sker från följande fält i EDP Future i fallande ordning tills en träff påträffas.

1. Fältet kundreferens i fakturaregistret (Främst för EDP Future Allmändebitering som får referens via inläsning av externa debiteringsfiler från försystem, eller via Fri Faktura)

2. Fältet anläggningsreferens i anläggningsbilden

3. Fältet för referens i kund- eller specialadressbilden
   (Fältet referens i kund- eller specialadressbilden ska vara tomt i de fall ni anger en beställarreferens i fältet anläggningsreferens i anläggningsbilden.)

4. Fakturamottagarens Namn1 i fakturaregistret

Er referens, xml-tagg <cac:Contact><cbc:Name>
Hämtar värdet från fältet referens i kund- eller specialadressbilden.

Obs! Om värde är angivet i fältet kommer EDP Future vid fakturering att lägga in värdet i fältet kundreferens i fakturaregistret. Därför får fältet inte innehålla något värde i de fall ni vill ange en beställarreferens i fältet anläggningsreferens i anläggningsbilden.

Om värden förekommer i både kund-, specialadress- och anläggningsbilden kommer värdet att hämtas enligt den fallande ordningen ovan för BuyerReference.

Vår referens, xml-tagg <cac:Contact><cbc:Name>
Hämtar värdet från fältet vår referens i kund- eller specialadressbilden.

Referens på artikelrad, xml-tagg <cac:DocuementReference><cbc:ID>
Hämtar värdet från fältet referens i tjänstbilden.

Kontoreferens, xml-tagg <cbc:AccountingCost>
Kontoreferens på fakturanivå hämtas från fältet kontoreferens i kund- eller specialadressbilden.

Avtalsreferens, xml-tagg <cac:ContractDoucmentReference>
Avtalsreferens på fakturanivå hämtas från fältet avtalsreferens i kund- eller specialadressbilden