Årsskiftesrutiner

En del taxor gäller bara för en viss del av året sk. sommartaxor eller fritidstaxor. Det innebär att det angivna priset fördelas bara under denna period.

Skälet till att inte ha samma månad och dag varje år är att fritidshämtningen ofta inleds med en viss måndag en viss vecka varje år och har således olika datum olika år.

Obs! Ändring sker efter årsskiftet. Innan ändring av datum sker måste man ha debiterat färdigt delårstaxorna för föregående år. Vänta så länge som möjligt innan du utför detta skiftet. Naturligtvis innan ni skall fakturera delårstaxorna.

För att massändra datumen på delårstaxorna gör man så här:

1. Gå till menyn Faktura. Välj Taxor och priser och klicka på fliken Lista
2. Markera kryssrutorna

• Endast taxor som gäller del av år
• Endast taxor som inte har upphört att gälla
  

3. Klicka på knappen Massändring delår
4. Välj vilket år som ska uppdateras och klicka på knappen Visa.
   
   
5. Fyll periodens start- respektive slutatum. Klicka på knappen "Fyll tomma" för att enbart fylla i datum där det saknas eller klicka på knappen "Fyll alla" för att ersätta även befintliga värden
   
   

6. Klicka på knappen Sparaoch stäng därefter bilden.

Nu har fälten delår, från och delår till, ändrats till de nya datumen i Taxor och priser.

.

Även via knappen Historik delår har datumen ändrats för taxan.

En del fakturafrekvenser kan ha datum angivna i fältet för Prel. deb t.o.m. Fakturafrekvensernas datum har företräde än det datum som anges som generellt prel.deb t.o.m. i bilden Skapa faktura under menyn Faktura. Datumen på fakturafrekvenserna måste således ändras vid varje årsskifte.

Gå igenom samtliga fakturafrekvenser och ändra till årets nya datum för de frekvenser som har datum angivet i fältet Prel. deb t.o.m.

Obs! Ändring av datumen ska inte ske förrän all fakturering för året är klar.

Låt oss belysa med ett exempel. Nedanstående fakturafrekvens debiteras två gånger om året, i mars och september. Men de debiteras inte, som normalt sätt, fram till förfallodatum i respektive månad dvs. siste mars och siste september utan för första halvåret i mars och andra halvåret i september. Vitsen med detta är att denna frekvens kan debiteras i samma fakturakörning som de frekvenser som normalt sätt bara ska debiteras fram till förfallodatum siste mars respektive siste september.

Tänk på att inte ändra datumen för tidigt utan så sent som möjligt. Det kan hända att man behöver annullera en faktura och fakturera om den senare och då kommer det inte bli rätt om datumen redan har ändrats.

Prisförändringar sker vanligen i samband med ett årsskifte och så snart de är fastställda kan man lägga in priserna och från och med vilket datum de ska börja gälla.

Obs! Man ska inte ändra i befintliga priser utan lägga upp nya prisdatum.

Vanligen i samband med årsbokslutet brukar man bifoga en detaljerad lista över alla utestående kundfordringar per den siste december. Summan av dessa ska vara lika med summan av kundfordringarna i ekonomisystemet.

Skulle det mot förmodan finnas en differens mellan kundfordringarna i ekonomisystemet och EDP Future måste detta åtgärdas vid bokslutet. Innan listan över detaljerade kundfordringar tas ut måste alla ekonomiska transaktioner för det gamla året registreras och bokföras.

Så här gör du:

1. Gå till menyn Reskontra. Välj Reskontrarapport
2. Välj rapport Kundfordringar per kund

3. Ange bokföringsdatum mindre än eller lika med siste december

   

4. Klicka på knappen Förhandsgranska eller knappen Utskrift.  Väljer man förhandsgranskning går det därifrån att exportera rapporten till en pdf-fil som kan skickas vidare till ekonomiavdelningen.

   

Restskulder uppstår vid restavskrivning av små belopp som man inte vill skicka ut en faktura för utan debiteras ut på kundens nästa faktura. Dessa bokas upp på ett eget restskuldskonto som vanligen är ett balanskonto. Saldot på restskuldskontot ska stämma överens med restskuldslistan från EDP Future för samma given tidsperiod.

Så här gör du:

1. Gå till menyn Betalning. Välj Restskuld och klicka på fliken Lista

2. Ange Ej fakturerade och ej fakturerade t.o.m. t.ex. 2014-12-31

   

3. Klicka på knappen Förhandsgranska eller knappen Skriv ut

   
   

Obs! Nedanstående beskrivning är inte tillämplig för alla.

Interna regler varierar hur och när man skriver av gamla obetalda fakturor. Dessa avgör i första hand hur man ska agera och nedanstående beskrivning är då inte tillämplig för alla.

Som regel brukar man skriva av allt som är mer än ett år gammalt. Tex. vid årsskiftet 2017-2018skriva av allt som har förfallodatum 2016 eller äldre.

Så här gör du:

1. Gå till menyn Betalning. Välj Avskrivning och klicka på fliken Flera fakturor
2. Klicka på knappen Urval

3. Ange selektering på förfallodatum t.ex. mindre eller lika med 2016-12-31 samt att restbeloppet ska vara större än eller lika med 1

   

4. Klicka på knappen Töm, lägg till valda

5. EDP Future listar nu alla fakturor som har ett positivt restbelopp och som förföll till betalning under 2013 eller tidigare

6. Ange bokföringsdatum och orsak samt momssats. Debetkonto ska normalt inte fyllas i utan bokas då mot kontot för kundförluster

   

7. Klicka på knappen Skriv av

   Om systemet vid avskrivningen påträffar en faktura med restbelopp som har betalstatus ANNU eller KRED eller har betalsätt INTB kommer ett varningsmeddelande samt en fråga om man vill skriva av denna. Svara i så fall NEJ och notera fakturanumret. Kontrollera dessa fakturor vid ett senare tillfälle.

   När avskrivningarna är genomförda visas ett meddelande. Tänk på att det kan väldigt lång tid att avskriva många fakturor.

   

Det vanligaste som man vill veta i samband med ett årsskifte är att få ut en rapport som visar hur mycket som är fakturerat per taxa samt hur många kbm vatten som har debiterats.

Så här gör du:

1. Gå till menyn Statistik. Välj Faktureringsstatistik. Klicka på fliken Skapa och visa detaljstatistik.
2. Ange ett fakturadatumsintervall och ytterligare valfria selekteringar i bilden.

3. Välj Fakturerat per taxa och klicka på knappen Förhandsgranska eller på knappen Skriv ut

   

Exempel på rapport

Vid ett årsskifte måste man ofta ta hänsyn till två olika bokföringsår. I början av januari kan man skapa de sista rättningarna med bokföring på det gamla året samtidigt som man registrerar in betalningar som kommit på det nya året.

Vi rekommenderar att vänta med bokföring av det nya årets transaktioner tills man är helt klar med all bokföring för det gamla året.

Att tänka på i bilden Skapa Bokföring är datumet som visas. Normalt visas förslag att bokföra t.o.m. siste december innevarande år. Du måste således ändra datumet till att omfatta t.o.m. siste december föregående år för att endast dessa transaktioner ska bokföras.

Om man mot förmodan skulle råka bokföra transaktioner tillhörandes båda det gamla såväl det nya året i samma körning kan man låta dem ligga kvar i EDP Future. När man sedan skapar bokföringsfilen går det bara att få med sig bokföringsposter för ett år i taget.

När allt bokföring för det gamla året är avstämt och klart kan man stänga bokföringen t.o.m. ett visst datum för att undvika att registrera transaktioner med bokföringsdatum på det gamla året. Datumet anges på styrparametern Bokföringsstängdtom som finns via menyn System. Välj Inställningar>EDPParameters>Parameters och underkatalogen Bokföring.

 

Vanligtvis sker huvudsakliga ändringar i kontoplanen vid årsskiften men kan givetvis ske vid andra tillfällen också. Även om kontostrukturen ska vara samma och kontosträngen fortsättningsvis även ha samma längd kan de olika kontodelarna t.ex. konto, ansvar eller något annat ändras.

Det finns två sätt att ändra ett konto som sker via menyn Bokföring. Välj Konto och klicka på fliken Konto

Alternativ 1 - Nytt konto men samma kontokod

Vid årsbokslut arbetar man oftast med två år samtidigt där bokföring sker för båda åren. Då kan det vara bra att lägga upp nya konton med samma kontokod men med olika fr.o.m. datum.

Så här gör du:

Vi utgår från nedanstående exempel med kontokod VAFAST

1. Klicka på knappen Ny för att skapa en ny kontokod
2. Ange samma kontokod dvs i exemplet ovan, VAFAST

3. Fyll i övriga delar samt de värden som de olika kontodelarna ska ha

   

4. När du är klar klicka på knappen Spara

Nu har vi två poster i kontoregistret med samma kontokod men olika kontosiffror

Obs! Om kontosträngarna för kundfordringskontona ska ändras ska man dels göra enligt ovan men även komplettera med en bokföringsorder som krediterar det utgående saldot på det gamla kontot och debitera upp motsvarande belopp på det nya kontot. Bokföringsorder registreras via menyn Bokföring. Välj Bokföringspost och klicka på fliken Reg. Bokföringsorder.

Alternativ 2 - Ändra befintlig kontokod

Om man inte har för avsikt att arbeta i två bokföringsår samtidigt kan man först göra klart föregående år och se till att alla transaktioner bokförda och överförda till ekonomisystemet. Därefter ändrar man i befintlig kontokod vars ändringar då slår igenom direkt när man sparat dem.

Emellanåt sker förändringar i kontostrukturen där kontodelar läggs till eller tas bort. Det kan också vara så att kontodelarnas längd dvs antalet positioner ska ändras inför årsskiften.

Skatteverket har under 2016 informerat om skyldigheten för kommuner och landsting att lämna kontrolluppgift på dröjsmålsränta för privatpersoner.

Varje uppgiftslämnare inom samma organisationsnummer kan lämna mer än en kontrolluppgift så länge de skiljs åt genom ett specifikationsnummer. Vid eventuella rättelser ska specifikationsnumret anges på den kontrolluppgift som ska ändras.

Gränsbeloppet om 100 kr gäller totalt för hela organisationsnumret och kan således inte användas av varje kontrolluppgiftslämnande del i kommunen. För att komma runt behovet av intern avstämning kan varje kontrolluppgiftslämnare redovisa samtliga mindre belopp.

EDP Future och KU25

EDP har tagit fram ett skript som ska läggas in via menyn System. Välj SQL Kommando.

Vad gör skriptet?

Skriptet tar fram en lista på betald ränta samt betalningar av inkassoränta med kunduppgifter under vald tidsperiod. Skriptet tar även hänsyn till specialadresser på fakturan.

Gör så här:

1. Öppna bifogad fil och kopiera in innehållet i Anteckningar eller annat program för textredigerare, ej Microsoft Word eller liknande.

2. Gå till menyn System. Välj SQL-kommando och klicka på knappen Ny. Ange en beskrivning och klistra sedan in texten i området för SQL-kommando och klicka sedan på knappen Spara.
   
   

3. För programversion äldre än 2.20 får datumintervallet och beloppsgränsen ändras direkt i skriptet. Tänk på att ’’-fnuttarna omkring datumen måste vara kvar.
   
   
   
   För programversion 2.20 eller senare ändras värdena i området för Parametrar
   
   

4. 4. Klicka på knappen Kör SQL. Tänk på att skriptet tar en stund att köra och resultatet visas i gridden nedanför.
   
   
5. Exportera ut resultatet till Excel genom att klicka på knappen Spara resultat till Excel.
   
   I Excel kan man sortera på person/orgnr och manuellt ta bort alla som inte är privat personer.
   

Hur skapar jag och redovisar kontrolluppgift 25?

EDP Future tar bara fram en lista på de som betalat ränta under angiven tidsperiod. Själva skapandet av kontrolluppgift och redovisning av samma får ske manuellt. Redovisning kan ske direkt i Skatteverkets e-tjänst eller på papper

Ett tips är att det går att hämta hem Skatteverkets blankett för KU25 och göra om den i Word-format och sedan använda den exporterade filen till Excel genom funktionen kopplade dokument.

Skript

Skriptet finns länkat att kopiera och klistra in i SQL-kommando.