Löpande rutiner för debitering via autogiro

  1. När man skapat fakturor har de fakturor som ska betalas via autogiro fått koden ”AGBG” i fältet betalsätt. Se fakturan via ”Faktura>Fakturor” eller via Reskontra>Kundreskontra.
  2. Innan man kan skapa en betalfil måste fakturan skrivas ut. Vid utskrift av fakturor kontrolleras om betalsättet är ”AGBG”. I så fall kommer texten ”Betalas via autogiro” ut på fakturan och inbetalningskortet makuleras. Vid uppdatering av fakturan sätts datum i fältet ”Utskr.dat” i bilden Faktura>Fakturor.
  3. Några dagar före förfallodatum ska en betalningsfil till bankgirot/plusgirot skapas. Detta sker i bilden Betalning>Autogiro under fliken ”Skapa/läs filer”. Markera radioknappen ”Betalningsuppdrag” och ange önskat filnamn (fullständig sökväg och filnamn). Tryck sedan på knappen ”Skapa fil”. Systemet letar efter alla fakturor som är utskrivna och har betalsätt ”AGBG”.

  4. Det går att skapa Betalningsuppdrag per fakturagrupp.
    System > Inställningar > Autogiro: Styrparametrarna AGBetalfilnamn, AGBGkonto, AGBGKundnr och AGMedgivandefilnamn kan varieras per fakturagrupp.
  5. Den skapade filen skickas till bankgirot/plusgirot och läses in i deras system och avvaktar förfallodag då de betalas.
  6. När fakturan betalats/återbetalats skickar bankgirot/plusgirot en återredovisning för betalda fakturor i form av en fil.
  7. Inläsning av filen med återrapporteringar sker i bilden Betalning>Betalning, fliken ”PG/BG/AG”. Välj filtyp AG-BG samt ange fullständig sökväg inklusive filnamn. Eller sök fram filen med hjälp av knappen ...Tryck på knappen ”Starta Inläsning”, som du hittar längst ner till höger. I samband med att filen läses in skrivs det ut en lista över betalningar/återbetalningar. I området ”Avancerat” kan man bocka i rutan ”Skriv endast ut avvikande poster på kvittenslistan” om man endast vill få ut de poster på listan som inte har uppdaterats vid inläsningen.


  8. Bocka i rutan ”Inläsning till flera databaser”, se bild ovan, om du vill läsa in en betalningsfil till fler än en databas (se informationsruta nedan).

 

De betalningar som genomförs utan problem uppdateras i reskontran. Övriga måste åtgärdas manuellt. Man kan ta hjälp av kvittenslistan för att se vilka poster som inte uppdaterats.



Om betalningen/återbetalningen är genomförd sker följande uppdatering i EDP Future:

  • En reskontrapost skapas med reskontratypen ”AGBE” eller ”AGÅB”.
  • Fakturan får betalstatus ”HELB” respektive ”ÅBET”
  • Tillgodohavandet markeras som återbetald med datum i fältet ”Åtgärd utförd” i bilden Betalning>Tillgodo.


Man kan även läsa in filen på prov utan att uppdatera några register genom att bocka i kryssrutan ”Testinläsning utan uppdatering”.