Läs fakturafil

Obs! Denna funktionalitet tillhör EDP Future Allmändebitering

För att effektivisera hanteringen av fakturor inom Allmändebiteringen finns möjligheten att läsa in fakturafiler in i EDP Future som därefter skapar fakturorna.

Systemet kan hantera följande filformat:

  • EDPEnkel eller EDPAvancerad: De två filformaten ingår i EDP Future Allmändebitering och kan skapas i Excel för att sparas som en semikolon separerad fil (*.skv eller *.csv)

    Exempel på EDPEnkel

    Exempel på EDPAvanderad

  • Fakturafiler från försystem: Till exempel Pro Capita,  IST Extens, Devis etc.

    Obs! Fakturafiler från försystem är tilläggsprodukt till EDP Future Allmändebitering. Kontakta EDP för mera information.

Innan fakturafiler kan läsas in måste fildefinitioner skapas där rätt filtyp kopplas mot rätt beskrivningsfil så EDP Future Allmändebitering vet vilket information som ska hämtas var i fakturafilerna vid inläsningen.

Inställningarna sker via menyn Faktura>Läs in fakturafil; Fliken Fildefinitioner.

Så här gör du:

  1. Klicka på knappen NY i verktygslisten och namnge filtypen till exempel EDP Fakturafil avancerad

  2. Välj definitionsfil genom att klicka på knappen

    Definitionsfilerna ligger på applikationsservern där EDP Future är installerad i mappen \\...\EDPFuture\Program\EDPFuture\Server\Fakturafilsbeskrivningar\

    De standarddefinitionsfiler som ingår heter EDPEnkelfil.xml eller EDPAvanceradfil.xml. Övriga defintionsfiler är specifikt namngivna efter kommun, filtyp samt vilket försystem de kommer ifrån t.ex. UPPÅKRA_BO_PROCAPITA.xml

  3. Ange vilken fakturagrupp som ska användas
  4. Ange vilken taxa som ska användas i de fall taxa saknas i fakturafilen. Ska vara en taxa med taxefaktor KVAN
  5. Ange Vår referens. Referenserna läggs upp i System>Småregister>ÖV - Textregister
  6. Ange standardsökväg till inläsning av fakturafilerna
  7. Text, före och Text, efter används om text ska visas före eller efter debiteringsraderna på fakturan. Texterna läggs upp i System>Layoutdesignern som en fakturatext
  8. Kundnummer och fakturanummer styrs av vilken fakturagrupp som valts och är inställbart via styrparametrar i System>Inställningar>Faktura
  9. Till höger i bilden finns sex stycken kryssrutor:
    • Uppdatera kunduppgifter: (Rekommenderas) Om kunduppgifter skiljer sig i fakturafilen mot kunduppgifterna i EDP Future Allmändebitering uppdateras dessa vid inläsning dvs att försystemet är registerhållare
    • Använd kunduppgifter från Future: Alltid använda kunduppgifterna i EDP Future Allmändebitering . Inga uppdateringar av kunduppgifter sker vid inläsning av fakturafil dvs att EDP Future Allmändebitering är registerhållare
    • Tvinga personnr: Att personnummer måste finnas i fakturerafilen
    • Matcha fakturagrupp för tillägg: Om förseningsavgifter, tillgodohavanden eller restskulder ska debiteras ut tillhörande samma fakturagrupp. (Rekommenderas)
    • Matcha kunder endast mot org/personnr: Om matchning vid inläsning av fakturafilen endast ska ske mot organisations- eller personnummer
    • Manuell kontroll av nya kunder: Manuell hantering av nya kunder som skapas

Inläsning av debiteringsfilerna sker via menyn Faktura>Läs in fakturafil; Fliken Läs in fil



Så här gör du:

  1. Välj skarp eller testinläsning. Vid testinläsning skapas inga fakturor utan testar av fakturafilen om den innehåller några eventuella felaktigheter
  2. Välj filtyp samt ange sökväg till den fakturafil som ska läsas in
  3. Önskas en fritext före debiteringsraderna kan man skriva in den i fältet för "Text"
  4. Ange fakturauppgifter som fakturadatum, förfallodatum, bokföringsdatum, fakturagrupp, taxa, vår referens samt eventuell text, före eller text, efter. De sistnämnda är fakturatexter som kan läggas före eller efter debiteringsraderna på fakturan och skapas via Layoutdesignern och layoutkategori Fakturatext
  5. Klicka på knappen för att starta inläsning och skapande av fakturor

Efter inläsning av fakturafil skapas en kvittensfil med en sammanställning över resultatet.


Övriga knappar i bilden är:

  • som öppnar den beskrivningsfil som ligger till grund för filtypen
  • öppnar vald fakturafil