Förberedelser för interndebitering
Först måste man identifiera de kunder som man skall interndebitera. Inom en kommun är det oftast flera, t.ex. varje förvaltning.
När man gjort detta anger man värdet "INTB" i fältet Betalsätt för dessa kunder i kundbilden och underfliken Betalningsuppgifter.
Innan man markerar en tidigare extern kund som intern (d.v.s. Interndebiteras) måste man kontrollera följande avseende på kunden:
- Det får inte finnas odebiterade Restskulder (fakturera eller radera)
- Det får inte finnas odebiterade Förseningsavgifter (fakturera eller radera)
- Det får inte finnas odebiterade Tillgodohavanden (fakturera eller återbetala)
- Det får inte finns obetalda/oreglerade fakturor (avvakta tills de är reglerade)
- Det får inte finnas obokförda reskontraposter (skapa bokföring)
- Det får inte finnas ofakturerade händelser som inte är knutna till en tjänst (fakturera)
Fältet Motpart är oftast redan angett eftersom denna skall användas oberoende om man interndebiterar eller inte. Motparten har till syfte att kunna ta bort (eliminera) intern omsättning ur bokslutet. Observera att motparten på kundbilden anger kundens motpartskod som kommer att hamna i säljarens intäktskontosträng vid bokföringen.
Om man vill kan motpart istället anges på anläggningsnivå (man måste dock vara konsekvent, kund eller anläggning genomgående). Då anges motparten i anläggningsbilden.
I Systemmenyn. Välj Inställningar>EDPParameters>Parameters och mappen Bokföring och på styrparametrarna "MotpartFinnsPåKund" eller "MotpartFinnsPåAnläggning" väljer man om motpart ska finnas på kund eller anläggning.
Observera, om man använder fakturaadress för internkunder måste dessa också anges med "INTB" i fältet Betalsätt, annars blir inte fakturorna interndebiterade.
När alla internkunder och med eventuellt tillhörande fakturaadresser fått betalsätt = INTB måste man ange internkostnadskonto för dessa kunders samtliga tjänster.
Internkostnadskonto anges antingen med en hel kontosträng alternativt med en internkontokod i tjänstbilden i fältet Internkonto alternativt fältet Internkontokod.
OBS! Antingen anges kontosträng eller kontokod på kundens alla tjänster. Ange aldrig olika, då finns det risk att det blir fel i bokföringen.
Om man har många tjänster som har samma kontosträng kan man med fördel lägga upp denna på en kontokod i kontoregistret, Bokföring>Konto och välja den kontokoden i fältet Internkontokod på tjänsten. Det underlättar t.ex. vid ett årsskifte när man behöver ändra kontosträngen så gör man det direkt i kontoregistret vilket slår igenom på alla tjänster som har denna kontokod. I annat fall måste man in på varje enskild tjänst och manuellt ändra kontosträngarna, vilket tar tid i anspråk.
I Internkonto ska den fullständiga kontosträngen för tjänstens kostnader stå. Här sker en kontokontroll mot konstrukturen. Motparten i detta konto skall vara den säljande enhetens motpartskod.
I Internkontokod väljer man via lathunden in den kontokod som ska stå för tjänstens kostnader.
Obs! Man kan inte ha båda fälten ifyllda. Bokföringen hämtar i första hand värdet från fältet Internkonto och i andra hand från fältet Internkontokod. Saknas uppgifter skapas ingen bokföring.
Efter att samtliga tjänster för interna kunder fått ett internkonto eller internkontokod är det nu klart för interndebitering.
Om man istället för motpart använder sk. "9-konton", dvs. kontodelen konto börjar på 9, för att särskilja ut intern omsättning anger man ett 9-konto i internkontosträngen på tjänsten.
Men man måste också ha ett 9-konto för intäkterna. Intäktskonto är normalt styrt av taxan och detta konto är inget 9-konto (det börjar på 3) eftersom taxan används för både externa och interna kunder.
Då kan man i kontobilden ange att om kontot används för interndebitering ska kontodelen ”konto” ersättas med ett 9-konto.
Ovanstående innebär att om detta konto används för en extern faktura blir kontosträngen 313142-435-86421- osv men när kontot används vid fakturering av en kund som interndebiteras blir kontosträngen 913142-435-86421- osv.
Om man använder sig av 9-konton måste detta anges på alla intäktskonton.
Dessutom måste man ange i en styrparameter att man använder 9-konton.
Det finns inget som hindrar att man använder både motpart och 9-konton för att markera interna poster men det är lite ”kaka på kaka”.