Olika typer av krav

EDP Future kan skriva ut fem olika typer av krav. Dessa är:

  • Påminnelse
  • Inkassokrav
  • Avstängningshot
  • Ansökan om betalningsföreläggande
  • Långtidsbevakning

 

Ordning mellan olika typer av krav

Man kan till en del själv välja i vilken ordning man vill skicka ut kraven. Den vanligaste ordningen är följande:

 

Variant 1.

  1. Påminnelse
  2. Inkassokrav
  3. Avstängningshot (endast för fakturor med VA)
  4. Betalningsföreläggande

Eftersom bara en del av fakturorna ska ha avstängningshot så blir det för vissa fakturor Påminnelse – Inkasso – Betalningsföreläggande.

 

Variant 2.

  1. Inkasso
  2. Avstängningshot (endast för fakturor med VA)
  3. Betalningsföreläggande

 

Här har man valt att slopa påminnelsen vilket är fullt tillåtet och det medför även kortare betalningstider. Detta innebär att om kunden inte betalat 8-10 dagar efter fakturans förfallodatum kommer denne direkt att påföras en inkassoavgift som f n är 180 kr.

Denna variant blir allt vanligare. Även här blir det givetvis för vissa fakturor bara Inkasso – Betalningsföreläggande. För de fakturor som är för små att skicka till betalningsföreläggande uppstår endast Inkasso.

 

Variant 3.

  1. Påminnelse
  2. Avstängningshot (endast för fakturor med VA)
  3. Inkasso

De som skickar inkassokraven till ett inkassoföretag brukar använda sig av denna variant. Eftersom inkassoföretaget inte kan administrera/utföra avstängningen kör man avstängningshotet först. De fakturor som återstår att betala efter detta skickas till ett inkassoföretag. Givetvis så blir det för vissa fakturor endast Påminnelse – Inkasso.

 

Vem hanterar de olika kraven

Det är inte självklart att handläggaren av betalningar och fakturor även sköter alla typer av krav. Det finns en mängd olika varianter på hur olika kommuner och företag sköter det hela. En kort genomgång följer här.

 

Påminnelse

Skickas i stort sett alltid ut av EDP Future-handläggaren. Eftersom påminnelserna utgör 5-15 % av utskickade fakturor är volymen ganska stor och kan enkelt hanteras på samma sätt som utskriften av fakturor.

Det finns egentligen ingen anledning alls att låta någon annan sköta påminnelserna.

 

Inkassokrav

Om påminnelse skickats först utgör cirka 1-3 % av fakturavolymen, d.v.s. 100-300 inkassokrav per 10000 fakturor.

Det vanligaste förfarandet är att EDP Future-handläggaren sköter inkassokraven. Det krävs inga juridiska kunskaper för att göra detta och rutinen är enkel. En del användare har valt att låta inkassokraven skötas av speciella inkassoföretag. Främsta skälet för detta är att kunderna som regel har större respekt för ett inkassoföretag än för kommunen.

 

Inkassoföretaget får då inkassoärenden som en inkassolista eller inkassofil från EDP Future.

 

En del kommuner har valt att hantera inkasso centralt i kommunen.

 

Avstängningshot

Eftersom avstängningshot och avstängning kräver specialkunskap (vilka kan vi stänga av? var stänger vi av? hur stänger man av?) så bör avstängningshoten hanteras inom VA-kundtjänsten.

 

Att först skicka ut inkassoärendet till ett inkassoföretag eller till kommunens centrala instanser för att därefter få tillbaka ärendet för att hantera avstängningshot är inte särskilt effektivt. Därför är det lämpligt att välja modellen att skicka ut avstängningshot före inkassokravet i dessa fall.

 

Betalningsförelägganden

Betalningsföreläggande, eller rättare sagt ansökan om betalningsföreläggande, ska skickas till kronofogdemyndigheten. Om man valt ett inkassoföretag att sköta inkassokravet bör de även hantera betalningsföreläggandet. I annat fall kan EDP Future-handläggaren själv hantera det.

 

Men om en kund har svårt att betala fakturor från EDP Future finns det med stor sannolikhet även andra obetalda fakturor inom andra områden i kommunen. Eftersom Kronofogdemyndigheten tar betalt för ärendet (oavsett om kunden betalar eller ej och oavsett antalet fakturor) är det lämpligt att samla ihop alla obetalda fakturor för kunden till ett ärende och en ansökan om betalningsföreläggande. För att kunna göra detta måste man alltså ha en central funktion för att ta emot och sammanställa alla ärenden som ska till Kronofogdemyndigheten.

 

Handläggaren för EDP Future kan i sådant fall med fördel använda systemets rutiner för utskrift av betalningsföreläggande men inte skicka det till kronofogdemyndigheten utan till den centrala enheten.

 

Långtidsbevakning

När betalningsföreläggande är ivägskickat och det inte inkommit någon betalning ifrån kund, kan man skapa långtidsbevakning på fakturan. Fakturans kravstatus ändras till LÅNG i reskontran. På så sätt kan man lättare selektera dessa t.ex. via fakturalista.

 

Att man ser fakturan även i läget för betalningsföreläggande beror på att för vissa fakturor vill man inte skapa ett betalningsföreläggande utan lägga den direkt på långtidsbevakning. Det kan t.ex. vara en kund som man vet ändå inte är lönt att skicka till kronofogden eftersom det inte finns någonting att utmäta.

 

Lagar som gäller för kraven

Det finns en hel del lagar som omfattar en del av kraven. I lagarna anges i vissa fall hur kravet ska utformas, vem som får skicka det, i vilken ordning de ska skickas samt vilka avgifter som får tas ut.

 

Det är väsentligt att handläggaren av kraven känner till vad lagarna säger om de olika kraven så att man hanterar kraven på ett riktigt sätt. I värsta fall kan man bli bötfälld eller skadeståndsskyldig om man inte hanterar kraven på rätt sätt.

 

De viktigaste lagarna för kraven är:

 

Dröjsmålsränta och ränta på inkassokrav

  • Räntelag (1975:635)

 

Påminnelse

Betalningspåminnelse behöver man inte skicka ut före inkassokrav och övriga krav men de flesta företag och kommuner gör det ändå. Om man gör det har man rätt att ta ut en påminnelseavgift om denna är avtalad. Max avgift är för närvarande (2015-01-01) 60 kr.

 

Om rätten att ta ut påminnelseavgift

  • Lag (1981:739) om ersättning för inkassokostnader m.m.

 

Om påminnelseavgiftens storlek

  • Förordning (1981:1057) om ersättning för inkassokostnader m.m.

 

Inkassokrav

  • Inkassolag (1974:1182)
  • Lag (1981:739) om ersättning för inkassokostnader m.m.
  • Förordning (1981:1057) om ersättning för inkassokostnader m.m.

 

Avstängningshot

  • Lag (2006:412) om allmänna vattentjänster

 

Betalningsföreläggande

  • Lag (1990:746) om betalningsföreläggande och handräckning
  • Förordning (1991:1339) om betalningsföreläggande och handräckning
  • Förordning (1991:1340) om ersättning för kostnader i mål om betalningsföreläggande eller handräckning hos kronofogdemyndighet
  • Förordning (1992:1094) om avgifter vid Kronofogdemyndigheten

 

Om kronofogdens hantering av betalningsföreläggande kan man läsa på deras hemsida http://www.kronofogden.se

 

Praxis och ”god sed”

Förutom det som står i olika lagar finns ett antal regler som bör följas och som kallas praxis eller ”god inkassosed”.

 

Inga krav på små restbelopp

Att skicka ut ett inkassokrav för att kunden har en skuld på t.ex. 10 kr kan inte kallas ”god inkassosed”. Det finns en styrparameter i System>Inställningar>KravPåminnelse och >KravInkasso som heter LägstaBeloppFörPåminnelse samt LägstaBeloppFörInkassokrav där man kan ange en nedre gräns för skuldens storlek både för påminnelse samt inkassokrav.

 

Om kunden ska faktureras i framtiden är det bättre att restavskriva skulden och påföra den på nästa faktura.

 

Om kunden betalat senast inkassoutskicksdatum stryks inkassoavgiften

Vi tar ett exempel: Kunden betalar en faktura så att betalningen är kommunen tillhanda 2011-08-25. Kommunen får som regel inte besked om betalningen förrän dagen efter d.v.s. 2011-08-26. Den 25:e augusti skrevs ett inkassokrav ut och skickades till kunden.

När betalningen registreras in den 26:e augusti konstaterar EDP Future att kunden endast betalt kapitalbeloppet och att inkassoavgiften inte betalats. Men eftersom betalningsdatum 25:e augusti är lika med eller tidigare än inkassoutskriftsdatum raderas inkassoavgiften och blir följaktligen inte påförd nästa faktura.

 

Max två inkassoavgifter per betalningsföreläggande

Om man till Kronofogdemyndigheten skickar en ansökan om betalningsföreläggande för t.ex. 4 st fakturor som samtliga skickats inkassokrav för, kan man kräva 4 st inkassoavgifter. Men som regel vill Kronofogdemyndigheten maximera indrivningen av inkassoavgifter till två st (d.v.s. 2*180 kr) oavsett antalet fakturor i betalningsföreläggandet.

 

Hota inte med något som inte går att genomföra

Man ska inte i olika kravtexter hota med åtgärder som man inte får genomföra, som man inte kan genomföra eller inte tänker genomföra.

Att hota med avstängning av vatten samtidigt som man av princip inte genomför avstängningar är inte god sed. Inte heller får man hota med avstängning av soptömning. Om man har gemensamma fakturor för VA och renhållning får man formulera texten så att det klart framgår att det är vattnet som kan bli avstängt. T.ex. ”För de kunder som har VA-tjänster kan vattnet komma att avstängas om fakturan förblir obetald”.

 

Om kunden betalar vattendelen får man inte stänga

Om en faktura är på 1500 kr varav 1000kr VA och kunden betalar 1000 kr och tydligt anger att betalningen avser VA kan man inte hota med vattenavstängning för att få in resterande 500 kr. Som tur är känner få kunder till detta varför det sällan sker. När man registrerar betalningen i EDP Future kan man inte ange att betalningen avser just VA varför man själv får hålla redan på att man inte kan stänga av. Resterande skuld krävs in via Betalningsföreläggande