Detta händer vid en fakturering

När en fakturering har gått klart

När en fakturering avslutats, har en mängd bearbetningar gjorts som bygger på de registrerade styrparametrarna och på de urval som angetts. Nedan följer en förteckning över vilka registergrupper som påverkas vid en fakturering.

Register	Fält	Uppdatering
Reskontran		Här återfinns alla de reskontraposter som skapats i faktureringen med de förutsättningar som är givna. Detta gäller t ex nummerserier för viss typ av fakturering, sammanslagna anläggningar, hur ev. tidigare förseningsavgifter ska hanteras osv.
Faktura/Fakturarader		Här byggs ett register upp över alla de fakturor som förekommit i systemet.
Tjänst	Sen. Faktnr Fakt. t.o.m.	Fakturanummer sätts på de tjänster som fakturerats. Fakturerat t.o.m. fylls i.
Fakturakvittens		En kvittens skapas och lagras som en fil samt visas i ”Notepad” efter fakturering och kan då skrivas ut.

Om en fakturering blir fel

Om en fakturering av någon anledning blir felaktig, så är åtgärderna för detta olika beroende på typer av fel. Nedan följer en förteckning över felaktigheter och de åtgärder som ev. behöver göras.

Typ av fel	Fält	Åtgärd
Fakturering avslutas innan allt är klart. /Ägarbyte har inte gått igenom trots att man fakturerat. /Det saknas fakturor.		Systemet återställer i regel de uppgifter för den fakturan som utgör problemet, om problemet är regelmässigt. Det vill säga att något är fel på tjänsten osv. Kontrollera fellistor som finns och bedöm felets omfattning. Åtgärda och fakturera igen. Om det inte skapats några reskontraposter eller om det i reskontran ser ut som att ingenting har hänt, dvs inga nya fakturor, ägarbyten inte har gått igenom trots fakturering. Gå då in under menyn Reskontra>reskontrapost och tryck på knappen . Jobbet tar en stund, vid utförd åtgärd kommer ett meddelande om att reskontraposter är skapade. Därefter går det att kontrollera om detta löste ägarbytet/fakturan.
Kommunika- tionsproblem med server		I detta läge kan det vara en god idé att starta om servertjänsten ”EDPFutureServer”. Därefter bör man starta faktureringen igen. En omstart av faktureringen skapar inga nya fakturor för perioden på respektive tjänst, den fortsätter helt enkelt bara att skapa fakturor där den slutade. Vill man vara säker på att det inte finns fel innan man startar en ny fakturering, rekommenderas det att man kör enligt ovan och därefter gör lite stickprover. Skulle det uppdagas att allvarliga fel föreligger kan det vara aktuellt att läsa in nattens backup. Kvarstår serverproblemen måste dessa åtgärdas och faktureringen startas om. I detta läge bör ni ta kontakt med EDP’s kundsupport för konsultation.

Typ av fel

Fält

Åtgärd

Fakturering avslutas innan allt är klart. /Ägarbyte har inte gått igenom trots att man fakturerat. /Det saknas fakturor.

Systemet återställer i regel de uppgifter för den fakturan som utgör problemet, om problemet är regelmässigt. Det vill säga att något är fel på tjänsten osv. Kontrollera fellistor som finns och bedöm felets omfattning. Åtgärda och fakturera igen.

Om det inte skapats några reskontraposter eller om det i reskontran ser ut som att ingenting har hänt, dvs inga nya fakturor, ägarbyten inte har gått igenom trots fakturering.

Gå då in under menyn Reskontra>reskontrapost och tryck på knappen . Jobbet tar en stund, vid utförd åtgärd kommer ett meddelande om att reskontraposter är skapade.

Därefter går det att kontrollera om detta löste ägarbytet/fakturan.

Kommunika-
tionsproblem
med server

I detta läge kan det vara en god idé att starta om servertjänsten ”EDPFutureServer”. Därefter bör man starta faktureringen igen. En omstart av faktureringen skapar inga nya fakturor för perioden på respektive tjänst, den fortsätter helt enkelt bara att skapa fakturor där den slutade. Vill man vara säker på att det inte finns fel innan man startar en ny fakturering, rekommenderas det att man kör enligt ovan och därefter gör lite stickprover.

Skulle det uppdagas att allvarliga fel föreligger kan det vara aktuellt att läsa in nattens backup. Kvarstår serverproblemen måste dessa åtgärdas och faktureringen startas om. I detta läge bör ni ta kontakt med EDP’s kundsupport för konsultation.

Undantag från fakturering

Det kan finnas olika anledningar till att en kund, anläggning eller tjänst inte blir fakturerad trots att vid första anblicken tycker att de generella villkoren är uppfyllda. Nedan följer en förteckning över anledningar som kan finnas.

Anledning	Konsekvens/Åtgärd
Bevakning	En s.k. EJFAKT-bevakning kan vara satt på någon nivå, antingen kund, anläggning eller tjänst. Denna bevakning är överordnad allt annat urval. Kontrollera dessa bevakningar kontinuerligt så att inte en bevakning kvarstår i onödan.
Fakturafrekvens	En kund måste alltid ha en fakturafrekvens. Om kundens fakturafrekvens stämmer med perioden, ska alla tillhörande anläggningar och tjänster bli fakturerade. Undantagen från detta, är då anläggning, tjänst eller enstaka tjänst har en ANNAN frekvens än den som angivits vid start av fakturering.
Ägarbyte	Om ett ägarbyte inte är markerad som ”Klar att fakturera”, ska anläggningen inte faktureras.
Taxa	I taxan kan man ange att utföranden/händelser endast ska faktureras på ordinarie faktura, dvs. när tjänsten ska faktureras. Om den inte är märkt, så kommer utförandet att faktureras direkt vid nästa körning oavsett fakturafrekvenser.
Fakturagrupp	Om en fakturagrupp är vald på anläggningen/taxan och denna sedan på något sätt blir exkluderad vid faktureringen, så skapas det inte någon faktura för denna tjänst.

Vad faktureras på samma faktura?

Det finns en mängd saker som avgör om vad som ska faktureras ihop och inte. Nedan följer en förteckning över saker som påverkar detta.

Anledning		Konsekvens/Åtgärd
Bocken för ”Separat faktura” på anläggning är satt.		Endast tjänster, förseningsavgifter och tillgodohavanden som hör till denna anläggning, kommer på fakturan.
Bocken för ”Separat faktura” på tjänst är satt.		Endast denna tjänst, förseningsavgifter och tillgodohavanden som hör till denna tjänst, kommer på fakturan.
Fakturaadress		Anläggning, tjänst, förseningsavgifter och tillgodohavanden kan alla ha en fakturaadress. I så fall ska dessa endast faktureras på en faktura som har denna fakturaadress, dvs. man samlar allt med samma fakturaadress på samma faktura. OBS! Separat faktura gäller över fakturaadress. Två anläggningar med samma fakturaadress men där den ena eller båda är markerade med separat faktura, innebär alltså två fakturor men till samma fakturaadress.

Detta händer vid en fakturering.